Tietosuojaseloste / Sipoo.fi-verkkopalvelu
Rekisterinpitäjä
Kunnanhallitus, Sipoon kunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi
Rekisterin vastuuhenkilö
Hallintopäällikkö
Rekisterin yhteyshenkilö
Tiedottaja
Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?
Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta verkkopalvelussa sekä analysoida ja parantaa verkkopalvelun toimivuutta ja sisältöä.
Evästeitä käytetään sivujen kävijämäärien ja muun kävijäliikenteen seuraamiseksi. Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi seuraavasti: miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä verkkopalvelun www-sivuja olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP-osoite eli mistä internetosoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.
Käyttäjällä on mahdollisuus estää käyttötietonsa lähettämisen palveluun hyväksymällä vain välttämättömät evästeet. Käyttäjä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkopalvelun toiminnallisuuteen.
Sipoon kunnan verkkosivustolla sipoo.fi:ssä on käytössä kaksi ulkopuolisen palveluntarjoajan analytiikkatyökalua, Siteimprove Analytics ja React & Share.
Sipoon kunta tilastoi ulkopuolisten palveluntarjoajien avulla muun muassa vierailijoiden määrää, keskimääräistä sivuilla vietettyä aikaa ja suosituimpia sivuja sekä kerää nimetöntä asiakaspalautetta. Tietoja hyödynnetään verkkopalvelun sekä kunnan toiminnan ja palveluiden kehittämisessä.
Evästeeseen lisätyt tiedot välitetään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kun käyttäjä käyttää verkkopalvelua. Ulkopuoliselta palveluntarjoajalta kunta saa verkkopalvelun käyttötietoja. Kunta ei pysty tunnistamaan näistä tiedoista yksittäisiä kävijöitä. Käyttötietoja tai tilastoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai muutoin ulkopuolisille.
Ulkopuolinen palveluntarjoaja voi myös luovuttaa tiedot kolmansille osapuolille, jos laki velvoittaa siihen, tai jos kolmas osapuoli käsittelee tietoja ulkopuolisen palveluntarjoajan puolesta.
Käyttäjä ei voi poistaa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle lähetettyä käyttötietoa, mutta voi halutessaan estää käyttötietonsa lähettämisen palveluun hyväksymällä vain välttämättömät evästeet.
Sipoo.fi:ssä käytetään lomakkeita, joihin tietojensa jättävien henkilötiedot tallentuvat rekisteriin. Tietoja käsitellään lomakkeen täyttäjän, eli asiakkaan, pyyntöjen toteuttamiseksi ja jotta yhteydenottolomakkeilta tuleviin viesteihin voidaan vastata ja niiden lähettäjiin pitää yhteyttä. Tietojen tallentaminen perustuu suostumukseen.
Sipoo.fi-verkkopalvelu sisältää ulkopuolisten palveluntarjoajien sisältöjä, kuten upotuksia (karttoja, videoita, sosiaalisen median kanavien sisältöjä). Näiden kanavien ja palveluiden yksityisyyden suoja on niiden omistajatahojen vastuulla.
Yksittäisten sivujen linkkiosoitteet ovat käyttäjien jaettavissa sosiaalisen median kanaviin (esimerkiksi Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp) sivuilla olevien painikkeiden kautta. Yhteisöpalveluihin ei siirry osoitteiden mukana henkilöön liittyviä tietoja.
Verkkopalvelu saattaa sisältää syötteitä ja linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Siirtymällä mille tahansa kolmannen osapuolen tarjoamalle verkkosivustolle poistut Sipoon kunnan tarjoamien palveluiden piiristä. Sipoon kunta ei vastaa tällaisten verkkosivustojen toiminnasta, sisällöstä, sivustojen keräämien tietojen käsittelystä tai niiden käytön yhteydessä aiheutuvasta vahingosta. Suosittelemme tutustumaan sivustojen käyttö- ja tietosuojaehtoihin huolellisesti.
Mitä henkilötietojasi käsitellään?
Evästetiedot
- Verkkosivuston ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
- Sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, internet-palveluntarjoaja, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
- Havainnoidun käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste
- Sijaintitiedot, kuten GPS:n tai WLAN-yhteyspisteiden tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla lasketut koordinaatit, mikäli käyttäjä on tätä varten antanut nimenomaisen luvan
Lomakkeissa pyydetyt henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, muut vapaamuotoiset tiedot)
Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?
Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Rekisteristä ei ole olemassa manuaalista aineistoa.
Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Lomakkeen kautta tulevat henkilötiedot saadaan rekisteröidyn omalla ilmoituksella.
Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?
Luovutamme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Sipoon kunnalle tämän asiakirjan määrittelemissä tarkoituksissa.
Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?
Sipoon kunta pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Kunnan palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen ja tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista, esimerkiksi Yhdysvaltoihin.
Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?
Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?
Käytämme sipoo.fi-verkkopalvelussa sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä. Väliaikaiset evästeet säilyvät vain siihen saakka, kunnes suljet selaimesi. Käytämme myös pysyviä evästeitä, jotka säilyvät pidemmän, ennalta määrätyn ajan.
Henkilötietokantaan kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin voidaan pitää tarpeellisena henkilötietojen käsittelyn määriteltyjen tarkoitusten kannalta.
Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?
Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:
- tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
- henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
- tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
- tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
- kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
- työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
- Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
- työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
- kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
- tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia