I planeringsskedet bör du fundera på vad evenemanget handlar om och om det är möjligt att organisera det. Ju tydligare koncept, desto lättare kommer det att vara att marknadsföra evenemanget och ansöka om finansiering.

Tänk på följande under planeringsfasen:

Syftet med evenemanget

Vad är namnet, syftet och temat för ditt evenemang? Varför organiserar du evenemanget? Kommer ditt evenemang att ge mervärde åt Sibbos nuvarande evenemangsinnehåll? Vilken inverkan kommer ditt evenemang att ha? Hur skiljer sig ditt evenemang från andra liknande evenemang, t.ex. i fråga om pris och innehåll?

Målgrupp

Vem riktar sig evenemanget till? Observera att olika målgrupper kräver olika arrangemang, t.ex. tillgänglighet för seniorer och barnfamiljer. Hur definieras målgruppen? Hur stor publik kan förväntas? Varifrån kommer publiken och hur kommer de att förflytta sig? Kommer publiken att behöva logi under evenemanget? Finns det överlappande evenemang?

Kontrollera Sibbo evenemangskalender för pågående och kommande evenemang.

Tid och plats

Var ordnar du evenemanget, inomhus eller utomhus? När lönar det sig att ordna evenemanget? Hur länge kommer evenemanget att pågå och var kommer det att äga rum? Är platsen tillräckligt stor? Är platsen tillgänglig? Kommer evenemanget att påverkas av helgdagar? Kräver evenemanget stora tillfälliga strukturer, el eller vatten? Kommer det att finnas behov av bilparkering? Finns det bullerbegränsningar? Kommer det att finnas behov av utskänkning eller cateringtjänster? Krävs det en separat ansökan för att boka platsen?

Samlingslokaler till uthyrning i Sibbo kommun

Lilla Villan

Föreningshus i Sibbo

Tidtabell för evenemanget

Vilken är tidtabellen för evenemanget? Vilka datum är viktiga? När ska ansökningarna för tillstånden skickas in?

Program och artister

Vad är programmet för ditt evenemang? Vem kommer att uppträda? Är artisternas kontrakt i ordning? Vad händer om en föreställning ställs in? Behöver du en konferencier? Vem tar hand om att informera och kontakta artisterna? Finns det sidoevenemang? Kräver evenemanget Teosto-ersättningar eller framföringsrätt?

Uppträdanden kan bokas via programbyråer.

Bekanta dig med Teostos hemsida.

Teknik och utrustning

Vilken typ av teknik kräver ditt evenemang? Behöver lokalen dekoreras? Vilken typ av utrustning behöver evenemanget (t.ex. stolar och bord)? Kräver evenemanget separata större strukturer, scener och läktare? Hur lång tid tar det att bygga upp evenemanget? Hur lång tid tar det att montera ner evenemanget? Kräver ditt evenemang inhyrning av teknisk utrustning och AV-tekniker?

Servering och restaurangtjänster

Kommer det att finnas restaurangtjänster eller utskänkning på evenemanget? Kommer du att sköta serveringen själv? Behöver du ett hygienpass? Kommer du att hyra in en utomstående aktör för catering under evenemanget? Är avtalen i ordning? Har du tagit hänsyn till olika allergier och specialdieter?

Transport, parkering och trafikstyrning

Kommer det att behövas transport till evenemanget, kan man ta sig dit till fots eller med kollektivtrafik? Finns det tillräckligt med parkeringsplatser? Är parkeringen avgiftsbelagd? Kräver parkeringen trafikstyrning? Finns det västar för trafikstyrarna?

Personal

Vilka är de anställda? Finns det frivilliga eller volontärer? Hur kan man skilja personalen från allmänheten? Får personalen lön? Hur organiseras måltider, pauser och vilorum för personalen?

Det är en god idé att börja planera evenemangets ekonomi i ett tidigt skede. Finansieringen av ett evenemang består ofta av arrangörens egen finansiering och extern finansiering. Observera att en stor del av kostnaderna måste betalas före själva evenemanget.

Budgeten

Hur ska evenemanget finansieras? Vilken är den huvudsakliga finansieringsformen? Hur mycket är arrangören beredd att investera själv? Har finansiärerna några förbehåll för sitt bidrag? Hur kommer budgeten att övervakas? Är målet att gå med vinst eller att nå nollresultat? Kommer förverkligandet av evenemanget att kräva ett lån? Är det möjligt att få sponsorer? Kan evenemanget ansöka om understöd eller bidrag? Är det möjligt att generera inkomster genom sidoverksamhet, t.ex. genom att hyra ut stånd för försäljning eller presentation på evenemangsplatsen? Hur är ni förberedda på oväntade kostnader och förluster? Vad händer om evenemanget ställs in?

Det är en bra idé att lista i budgeten vilka utgifter som kommer att uppstå och vilka eventuella inkomster som kan genereras av evenemanget. Exempel på utgifter är löner, hyra av lokaler, tekniska kostnader, hyra av tillfälliga strukturer, tillstånd och försäkringar, resor, avfallshantering, säkerhet och marknadsföring. Intäkter inkluderar vanligtvis biljettintäkter, sponsorintäkter, offentlig finansiering och hyror från försäljningsstånd. Frivilligarbete kan också räknas som inkomst.

Var uppmärksam på tidsfrister för bidragsansökningar och redovisningskrav.

Sibbo kommun delar ut projektbidrag  för kulturverksamhet i Sibbo en gång om året. Ansökningstiden är i mars.

Bekanta dig med Stiftelser och fonder rf:s nätsidor.

Bidragsansökningsomgångar – Taide ja kulttuuri (endast på finska)

Biljettförsäljning

Säljs det biljetter till evenemanget? Vem sköter biljettförsäljningen? Går det att betala kontant eller med kort? Finns det inbjudna gäster? Betalar t.ex. pensionärer och studerande nedsatt pris för biljetterna? Finns det VIP-biljetter? Kommer sponsorer/partners att anges på biljetten? Kommer en del av intäkterna från evenemanget att gå till välgörenhet? Säljs biljetterna även i förväg? Använder ni en extern biljettförsäljningstjänst?

Om det säljs biljetter till evenemanget bör man uppskatta ett lämpligt pris för dem och en realistisk försäljningsutsikt.

Samarbetsparter och sponsorer

Har evenemanget några samarbetspartners? Kan dessa sponsra evenemanget? Har du ansökt om sponsorer för ditt evenemang? Kom ihåg att nämna alla partners och sponsorer i din reklam och ditt tryckta material.

Om du bestämmer dig för att söka sponsorer till ditt evenemang, överväg potentiella kandidater vars verksamhet och ideologi överensstämmer med ditt evenemang.

När du anordnar ett evenemang måste du ta hänsyn till alla nödvändiga tillstånd och anmälningar som skall skötas i samråd med myndigheterna. Det är på arrangörens ansvar att ansöka om tillstånd och göra alla nödvändiga anmälningar. Allmänna tillstånd, anmälningar och planer som fordras är:

• Tillstånd av lokalens ägare eller hyresvärd (markanvändningstillstånd på områden som ägs av Sibbo kommun eller användningstillstånd på kommunala gatuområden)
• Anmälan om offentlig tillställning till polisen
• Räddnings- och säkerhetsplan
• Plan för avfallshantering
• Licens för framförande av musik (Teosto och Gramex)
• Anmälningar och ansökningar som berör livsmedelsverksamhet och alkoholservering

Tillstånd

Har alla nödvändiga tillstånd ansökts och beviljats i god tid före evenemanget? Har alla nödvändiga försäkringar tecknats? Har närboende informerats om eventuella avvikelser eller störningar till följd av evenemanget?

Det är på arrangörens ansvar att ansöka om tillstånd och göra alla nödvändiga anmälningar till myndigheterna. Olika typer av evenemang kräver olika sorters tillstånd och anmälningar. Dessa beror på evenemangets storlek och art. Arrangören ansvarar också för underleverantörernas tillstånd (t.ex. matförsäljare). Kom ihåg att reservera tillräckligt med tid för att ansöka om tillstånd. Utan nödvändiga tillstånd är evenemanget olovligt och polisen har rätt att avbryta det.

Den kommunala kundtjänsten SibboInfo ger råd i kommunala tillståndsärenden.

För att ordna evenemang på mark som ägs av Sibbo kommun behövs det ett tillstånd. För avvikande användning eller hyrning av gatu- och grönområden ska tillstånd sökas hos kommunen. Användningstillstånd behövs till exempel för kulturevenemang. Ett sådant tillstånd beviljas av tomtchefen.

Användningstillstånd och uthyrning av gator och grönområden – Sibbo

Om evenemanget påverkar vägtrafiken eller kräver att en statlig väg stängs av, ska även polisen underrättas. Närmare information om detta fås från NTM-centralen och polisen. Kom ihåg att ansökningen ska göras i god tid före evenemanget, för stora evenemang minst sex månader i förväg.

Sibbo kommun:

Användningstillstånd och uthyrning av gator och grönområden – Sibbo

Miljöövervakningens tillstånd och anmälningar – Sibbo

Lupapiste

Andra myndigheter:

Offentliga tillställningar – Polisen

Tillfällig avstängning av  väg – NTM-centralen

Tillstånd för avstängning av väg – Polisen

Artikel – Memorandum om trafiktillstånd och anmälningar för evenemangsarrangörer (palautevayla.fi) (endast på finska)

Ansökan om att få servera alkoholdrycker

Användningslicens för musik

Varulotteritillstånd

Möte med myndigheter

När man planerar ett stort evenemang bör ett myndighetsmöte ordnas i god tid för att kommunicera med de behöriga myndigheterna. Vid mötet diskuteras evenemangets karaktär och arrangören bör ta hänsyn till de villkor som myndigheterna ställer. Beroende på evenemangets art kan mötet inkludera representanter för polis, räddningstjänst, byggnadstillsyn, miljöskydd, hälsoskydd, livsmedelskontroll, gatuövervakning och fastighetsförvaltning.

Du kan be kulturtjänsterna om hjälp med att organisera ett möte:

kulturtjanster@sibbo.fi

Evenemangsplan

En bra plan hjälper dig att organisera och genomföra ditt evenemang. En evenemangsplan kan innehålla följande information:

• Målgrupp och förväntat antal besökare
• Kontaktuppgifter och arbetsfördelning för alla som deltar i att genomföra evenemanget
• Program
• Tidtabeller (uppbyggnads- och nedmonteringsschema, programtidtabell, öppettider)
• Evenemangets plats och en karta över evenemangsområdet
• Kommunikationsplan
• Tillstånd, samtycken och anmälningar

Karta över evenemangsområdet

En karta över området hjälper dig att visualisera din tillställning och kan till en början vara skissartad. Till myndigheterna bör dock en så detaljerad karta som möjligt lämnas in. Som bas för kartan kan du använda öppna kartor från Sibbo kommun eller från karttjänster på nätet. När du ritar kartan bör du även ta hänsyn till bullerfrågor, och scenen bör riktas bort från bostadsområden. Kartlägg också husen i närheten och informera invånarna om eventuellt buller eller avvikande trafikarrangemang.

Markera dessa på evenemangskartan:

• Scener och läktare
• Gränser och tillfartsvägar
• Utfartsvägar, lastplatser, parkering, gator som skall stängas av
• Anknuten verksamhet (matstånd, försäljningsställen, aktivitetspunkter)
• Info/biljettförsäljning
• Första hjälpen
• Hittegodspunkt
• Utrustning för primärsläckning
• Toaletter, vid behov soptunnor

Anmälningar

Om evenemanget är offentligt anmäls det vanligtvis till polisen. En offentlig tillställning är öppen för alla, antingen gratis eller mot en avgift. En anmälan om offentlig tillställning görs i följande situationer:

• Stort evenemang (flera hundra besökare)
• Utomhusevenemang på offentlig plats
• Evenemang som riktar sig till särskilda grupper
• Evenemanget pågår till sent på kvällen eller in på natten
• Evenemang som kräver ordningsvakter eller trafikstyrning
• Evenemanget har utskänkning
• Evenemanget kräver en säkerhetsplan
• Händelser som väcker starka känslor (t.ex. demonstrationer)

Offentliga tillställningar – Polisen

Allmänna sammankomster och demonstrationer – Polisen

Om evenemanget påverkar kollektivtrafiken är det bra att informera vägtrafikcentralen. Vägtrafikcentralen bör också informeras om större transporter eller transport av dignitärer. Kollektivtrafiken i Sibbo planeras av Helsingforsregionens trafik (HRT), som i samarbete med NTM-centralen också anordnar flera av bussturerna genom Sibbo.

Pörtö Line ordnar skol- och menföretrafik i Sibbo skärgård samt förbindelsefärjetrafik under hela året.

Vänligen meddela HRT om ditt evenemang minst 30 dagar före tillställningen så att evenemangets inverkan på kollektivtrafiken kan förutses i god tid.

Evenemang och partnerskap | Produkter och tjänster | För företag | HRT.fi

Evenemangssäkerheten i Finland regleras av olika lagar och förordningar som är avsedda att skydda både evenemangsbesökare och evenemangsarrangörer. Dessa inbegriper till exempel räddningslagen (Räddningsväsendet), lagen om sammankomster (Polisen), hälsoskyddslagen och konsumentsäkerhetslagen (Tukes).

Säkerhet

Kräver ditt evenemang en säkerhets-, första hjälpen- och räddningsplan? Vem utarbetar planerna? Vem är säkerhetsansvarig? Hur många ordningsvakter behövs? Behöver ditt evenemang en första hjälpen-punkt? Har evenemanget tillräckligt med utrymningsvägar? Har du gjort en riskbedömning? Har du övervägt att informera allmänheten om evenemangets säkerhet? Är alla försäkringar anskaffade? Har personalens säkerhet och hälsa uppmärksammats? Är vindgränserna för tillfälliga strukturer och infästningar uträknade? Har du kommit ihåg att organisera en officiell inspektion före evenemanget?

Det är alltid arrangören som ansvarar för säkerheten under evenemanget. Observera att även om en tjänst eller aktivitet som hänför sig till evenemanget (t.ex. fyrverkerier) tillhandahålls av en utomstående part, är evenemangsarrangören likaledes ansvarig för säkerheten i samband med denna aktivitet.

Om ett tillbud eller en olycka inträffar vid ett evenemang, är arrangören skyldig att anmäla händelsen till Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes), som övervakar konsumentsäkerheten.

Om besökarmängden är stor, om publiken deltar i aktiviteter eller om evenemanget äger rum i närheten av en badstrand eller ett annat vattenområde, ska ett säkerhetsdokument utarbetas i enlighet med konsumentsäkerhetslagen. Man skall även anteckna i säkerhetsdokumentet eventuella underleverantörers programtjänster som erbjuds åt besökarna under evenemanget. Sådana kan vara till exempel ponnyridning, hoppborgar, trampolinhoppning, tatueringstjänster eller väggklättring.

Säkerhetsdokumentet behöver inte lämnas in på förhand, men olyckor och tillbud skall rapporteras till Tukes.

Publiktillställningar och tillfällig inkvartering (pelastustoimi.fi)

Tillsyn och brandsyn | Räddningsväsendet

Kontaktuppgifter | Räddningsverket i Östra Nyland (pelastustoimi.fi)

Ansökningar, tillstånd och anmälningar | Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes)

Räddningsplan | Räddningsväsendet

Offentliga tillställningar – Polisen

Säkerhetsdokument | Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes)

Evenemangets hälsosäkerhet

Har det införskaffats handsprit och andningsskydd för evenemanget? Har du informerat om var dessa finns? Finns handsprit tillgängligt på toaletter och handtvättställen? Kommer evenemanget att generera buller? Har närboende och lokala aktörer informerats i förväg om evenemanget? Är scenen riktad bort från bostadsområden? Har en bullerrapport lämnats in till myndigheterna? Finns öronproppar tillgängliga på plats och ställe?

Arrangören bör tillhandahålla öronproppar för dem som behöver dem. Du kan dela ut öronproppar på ett specifik ställe, men var noga med att tydligt kommunicera var utdelningen kommer att ske.

Anmälan om buller och skakningar – Sibbo

Ordningsövervakning

Säkerheten vid evenemanget övervakas av en ordningsvakt, och vanligtvis krävs minst en ordningsvakt per 100 besökare. Du kan kontakta polisen om du är osäker på behovet av ordningsvakter.

Förutom att upprätthålla den allmänna ordningen måste ordningsvakterna kunna kommunicera med varandra, till exempel med hjälp av walkie-talkies, och de ansvarar även för att övervaka antalet besökare på evenemanget så att det maximala antalet besökare i lokalen eller på evenemangsområdet inte överskrids. Stora evenemang kräver alltid en separat säkerhetsansvarig, vars uppgifter innefattar att utarbeta larmanvisningar och en första hjälpen-plan.

Första hjälpen

Första hjälpen är en viktig del av evenemangssäkerheten. Evenemangsarrangören ansvarar för att evenemangets första hjälp är tillräcklig och för att en plan för första hjälpen utarbetats. Vid behov bör evenemanget ha en första hjälpen-jour, vars nivå och omfattning beror på evenemangets art, risknivå och antalet besökare. För små evenemang behövs möjligtvis inte en första hjälpen-grupp, men utrustning för första hjälpen måste finnas tillgänglig på plats. Arrangören är alltid ansvarig för beredskapen för första hjälpen och för att larma mer hjälp.

Första hjälpen-personal måste ha slutfört första hjälpen-nivåerna EA1 och EA2.

Rekommendation för mängden första hjälpen-personal:

• Evenemang med låg risk (ett par hundra personer), 1-3 personer
• Evenemang med måttlig risk (mindre än 3000 personer), 3-5 personer
• Evenemang med hög risk (3 000 till 10 000 personer), över 10 personer

Riktlinjer för uppförande vid osakligt beteende

Har evenemanget riktlinjer för hur osakligt beteende ska hanteras och rapporteras? Har riktlinjerna delats ut till all personal och frivilliga?

Evenemanget skall ha riktlinjer för både besökare och personal. Evenemangsbesökare bör veta hur man rapporterar eventuella observationer till personal, till exempel ordningsvakter. Personalen bör också veta vad de ska göra om de själva observerar eller får information om osakligt beteende från evenemangsbesökare. Det bör även finnas en kontaktperson på evenemanget som utreder trakasserier, och det bör finnas klar och synlig information om att osakligt beteende inte tolereras.

Trakasserier | Diskrimineringsombudsmannen

Etiska principer (sipoo.fi)

Hur når du målgruppen för ditt evenemang? Hur marknadsför du ditt evenemang? Vad är konceptet för ditt evenemang och har du ett varumärke? Har du gjort en marknadsföringsplan? Vem skriver pressmeddelanden och tar kontakt med pressen? När kommer pressmeddelandena att skickas ut? Vilka marknadsföringskanaler kommer att användas? Vem kommer att skapa evenemangets visuella identitet? Vad är målen för marknadsföringen? Vad vill du satsa på? Har du valt marknadsföringskanalerna utifrån målgruppen? Kommer det att finnas tryckt material för evenemanget? Var kommer detta att tryckas och distribueras? Var kan man hitta information om ditt evenemang? Har du tydligt beskrivit ditt evenemang för potentiella besökare, t.ex. på din nätsida? Fungerar den interna kommunikationen? Är ni förberedda på kris- och evenemangskommunikation?

Varje vår och höst producerar Kulturtjänsterna en omfattande kulturbroschyr som delas ut till alla hushåll i Sibbo. Vi informerar också om evenemang i Sibbo kommun på Instagram @sipooculture. Om du vill att ditt evenemang ska finnas med i broschyren och på våra sociala medier, kontakta oss!

kulturtjanster@sibbo.fi

Du kan anmäla ditt evenemang kostnadsfritt till följande kanaler:

Sibbo evenemangskalender

HS Menokone (endast på finska)

Kulturforum

Tillgänglighet och åtkomlighet är en förutsättning för att en del av allmänheten ska kunna delta och kräver noggrann planering och medvetenhet från arrangörens sida om olika människors behov.

Är evenemangsplatsen lättillgänglig med kollektivtrafik? Finns det tillräckligt med parkeringsplatser? Finns det parkering för rörelsehindrade personer? Är skyltningen tydlig och tillräckligt stor? Finns det barriärfria rutter, hissar eller ramper? Innehåller marknadsföringsmaterialet information om tillgänglighet? Tar kartorna över området hänsyn till tillgängligheten? Finns det tysta områden? Erbjuds tolkningstjänster vid evenemanget? Kan man köpa biljetter i förväg på nätet? Är biljettförsäljningsställena lättillgängliga? Finns det handikappanpassade toaletter? Är alla programnummer och presssmöten tillgängliga? Har du markerat barriärfria rutter? Har du tagit hänsyn till olika språkgrupper i din kommunikation?

Det lönar sig att ta hänsyn till tillgängligheten redan i planeringsstadiet och du kan få mer information från organisationer som Invalidförbundet och olika handikapp-organisationer. Kom även ihåg att kommunicera tydligt och använd en tillräckligt stor fontstorlek i ditt tryckta material.

Invalidförbundets arbete med tillgänglighet | Invalidiliitto (endast på finska)

Organisationer och aktörer inom funktionshinderområdet – THL

Samspel och kommunikation för alla – Papunet

Selkokeskus -om lätt finska – Selkokieli

Tolkning | Kulturtjänsten för synskadade (endast på finska)

Esteettömyys | Invalidiliitto (endast på finska)

Kontrollistor över tillgängligheten | Invalidförbundet

Checklista över tillgänglighet:

• Fritt inträde till evenemanget för en följeslagare
• Webbplatsen är tillgänglig
• Tydlig information om evenemanget
• Evenemangsplatsen har plan terräng
• Det finns en hiss eller ramp för att komma till olika nivåer
• Handikappanpassad toalett
• Dörrbredd minst 850 mm
• Tillräckligt bred parkeringsplats vid entrén
• Servicepunkterna ligger på plan mark
• Sittplatser finns tillgängliga
• Plats för rullstol på läktaren
• Induktionsslinga i utrymmet
• Tillgång för rullstolar till scen och omklädningsrum
• Hänsyn tas till olika språk
• Hänsyn tas till olika allergier och specialdieter
• Möjlighet att ge feedback via olika kanaler
• Ha en positiv inställning till tillgänglighet
• Jämlik kundservice
• Var redo att hjälpa till och vägleda
• Evenemanget har betonat att diskriminering och trakasserier inte tillåts

Sibbo kommun har definierat etiska principer, som kommunen förbinder sig att följa i sin framtida verksamhet.

Syftet med de etiska principerna är att främja etiskt beteende, att förebygga oetiskt beteende och att klargöra gränsen mellan tillåtet och förbjudet beteende. De etiska principerna styr kommunens verksamhet utöver lag och förordningar.

Sibbos etiska principer omfattar bland annat förbud mot diskriminering och trakasseri, krav på respekt för de mänskliga rättigheterna och integritetsskydd.

Etiska principer (sipoo.fi)

Evenemang belastar alltid miljön och naturen på ett eller annat sätt. Det är därför en god idé att arrangörerna är medvetna om sin miljöbelastning och vidtar åtgärder för att minska den. Ett miljövänligt och hållbart evenemang förmedlar också ett positivt budskap till allmänheten. Kom ihåg att när du hyr kommunala offentliga platser för ditt evenemang, förbinder du dig till en viss uppförandekod och att agera ansvarsfullt.

Går det att ta sig till evenemangsplatsen med kollektivtrafik eller cykel? Har evenemanget tillräcklig infrastruktur (t.ex. el, vatten, avfallshantering osv.)? Har du planerat hur du håller rent under och efter evenemanget? Kommer avfall att återvinnas? Har utomhusevenemanget tagit hänsyn till eventuell känslig miljö, belastning av vatten- och markområden och fågelhäckningsområden?

Juhlat luonnon helmassa (metsa.fi) (endast på finska)

Pirfest_eko-opas_verkkosivut.pdf (endast på finska)

roskat-riviin.pdf (hel.fi) (endast på finska)

Var städig och uppmuntra andra att följa ditt exempel. Det är en bra idé att ha synliga skyltar med tydliga hänvisningar till olika avfallssorteringskärl. Använd dig av återvinningsbart material och planera i förväg hur du kan återanvända det i framtiden. Skräpa inte ner!

Vem ansvarar för avfallshanteringen? Kräver evenemanget en avfallshanteringsplan? Har ni tillräckligt med tydligt markerade soptunnor? Finns det befintliga sopkärl på plats och kan de användas under evenemanget? Vilken typ av avfall kommer att genereras vid evenemanget? Hur mycket skräp kommer evenemanget att skapa? Kräver evenemanget extra toaletter och handtvättställen? Vem städar området efter evenemanget? Har du funderat att städa och tömma sopkärl under evenemanget? Tar ni ut pant för flergångskärl (t.ex. stop)?

Enligt de kommunala renhållningsföreskrifterna ska en offentlig tillställning planeras så att mängden avfall som uppkommer minimeras. En avfallshanteringsplan ska utarbetas före evenemanget och på begäran lämnas in till den kommunala miljöövervakningen.

Avfallshanteringsplanen är avsedd att hjälpa arrangören att organisera evenemanget; den behöver inte lämnas in till någon om inte miljöövervakningen specifikt begär det av arrangören.

miljo@sibbo.fi

Avfallshanteringsplan

Det är alltid arrangören som ansvarar för att det är rent och snyggt under evenemanget och för rådgivning om avfallshantering. Kom ihåg att om det serveras mat på ditt evenemang krävs det separata biobehållare, toaletter och handtvättställen. En avfallshanteringsplan bör utarbetas för alla evenemang som genererar avfall. Planen måste ta hänsyn till de kommunala föreskrifterna för avfallshantering.

Innehåll i avfallshanteringsplanen:

• Uppskattning av antalet besökare till evenemanget
• Uppskattning av mängden avfall som genereras vid evenemanget
• Soptunnornas antal och placering på evenemangsområdets karta
• Sorteringsanvisningar vid soptunnorna
• Renhållning under evenemanget
• Slutstädning
• Placeringen och antalet av flyttbara utomhustoaletter
• Kontaktuppgifter till den aktör som ansvarar för avfallshanteringen

Arrangören ansvarar för renligheten vid evenemanget både under och efter evenemanget. Detta inkluderar städning av det omgivande området och tillfartsvägen till evenemangsplatsen. Observera att ett stort evenemang kan kräva att soptunnorna töms flera gånger om dagen. Företaget som hyr ut soptunnorna kan ge dig råd om hur många soptunnor du behöver. Goda råd kan till exempel fås från Rosk’n Roll Waste Management.

FÖRESKRIFTER OCH AVGIFTER – Nylands avfallsnämnd

Valviras anvisningar: Hygieniska arrangemang och avfallshantering vid stora offentliga tillställningar

Avfallshantering – Sibbo

Miljöhälsovården (Porvoonymparistoterveydenhuolto.fi)

Kommuner har vanligtvis eluttag på allmänna platser som torg och parker, där du kan få el för ditt evenemang. Kontrollera i första hand med din hyresvärd om eluttag och användning av el och vatten. För mer information om el, vatten och energiöverföring, vänligen kontakta kundtjänsten för Sibbo Energi och Sibbo Vatten.

Planering av infrastruktur

Vad behöver du el till på evenemanget? Har du kommit ihåg att beställa tillfällig elnätsanslutning i god tid? Har du varit i kontakt med en elinstallatör om elinstallationerna för ett utomhusevenemang? Har du skyddat din elektriska utrustning mot regn och vandalism? Är elledningarna ur vägen? Finns det tillräckligt med vatten tillhanda på ditt evenemang? Genererar ditt evenemang avloppsvatten? Kräver evenemanget tillfälliga strukturer? Kommer konstruktionerna att klara av ett åskväder?

Kom ihåg att evenemangsarrangören också ansvarar för de strukturer som underleverantörerna uppför. Om det handlar om ett stort evenemang med ett stort antal tillfälliga strukturer, kommer en representant för byggnadstillsynen att godkänna dem.

Kontakta byggnadstillsynen:

• Om strukturen har mer än en våning
• Om mänskor befinner sig på över 2 m höjd i strukturen
• Det ryms fler än 300 personer i tältet eller konstruktionen
• Den tillfälliga strukturen ska stå på plats i minst en månad

Kundtjänsten – kontaktuppgifter – vanliga frågor – Keravan Energia

Vattentjänster / Kontaktuppgifter – Sibbo – Sipoo

Byggnadstillsynen / Kontaktuppgifter – Sibbo – Sibbo

Under ett evenemang tenderar saker att hopa sig och oväntade utmaningar uppstår. Du bör förbereda dig för dessa så bra som möjligt i förväg. Vid informationspunkterna frågar man vanligtvis efter toaletter, rökplatser, första hjälpen och förfriskningar. Det är en bra idé att markera dessa ställen mycket tydligt och att se till att all personal kan vägleda kunderna till deras destination.

Checklista under evenemanget

• Huvudansvarig person, som vid behov kan fatta alla beslut
• Utnämnda personer för olika ansvarsområden
• Kontaktuppgifter och telefonnummer för all personal under evenemanget
• Alla artisters kontaktuppgifter och telefonnummer
• Social media, vem är ansvarig?
• Dokumentation av evenemanget
• Mottagning och transport av artister
• Backstage i skick
• Utdelning av pass/armband. Vid behov olikfärgade pass för personal, artister, tekniker
• Kontroll av tillfälliga strukturer
• Soundcheck under dagen, tidtabeller
• Kontrollera all teknik
• Ta emot räddningsmyndigheterna
• Personalens arbetspass, måltider
• Kläder för olika väderförhållanden
• Informationspunktens utrustning, personal
• Hittegods, ska lämnas till polisen eller hittegodskontoret
• Utrustning för första hjälpen och primärsläckning
• Information till ordningsvakter
• Telefoner/walkie-talkies
• Vem kopplar på elen? Måste vatten/värme/luftkonditionering anslutas separat?
• Testning av betalterminaler

Inspelning av evenemanget

Vem kommer att spela in evenemanget? Kommer material från evenemanget att delas på sociala medier under evenemanget? Har evenemanget sina egna kanaler på sociala medier?

Hantering av feedback

Hur samlar du in feedback om ditt evenemang? Hur får du människor att svara på din feedbackundersökning? Hur analyserar du feedbacken? Hur kommer du att använda feedbacken för ditt nästa evenemang? Organiserar du ett feedbackmöte? Vad är tidtabellen för utvärderingsmötet? Hur hanterar ni eftermarknadsföringen? Vem kommer att redovisa bidragen? Hur kommer ni att tacka sponsorer och partners?