Aineisto- ja tietopalvelu

Tietopyynnöt

Kunnan toiminta perustuu julkisuusperiaatteeseen, mikä tarkoittaa, että kunnan asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta viranomaisen julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietopyynnön on kohdistuttava viranomaisen olemassa olevaan asiakirjaan ja se on yksilöitävä riittävästi siten, että on selvää mitä tietopyyntö koskee. Viranomaisella ei ole velvollisuutta yhdistellä asiakirjoja tai laatia pyynnöstä uusia asiakirjoja.

Toimi näin

Asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai itse paikalla käyden.

Sipoon kunnan julkisia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse Sipoon kunnan kirjaamoon tai tietopyyntölomakkeen kautta Oma asioinnissa, Tietopyyntö julkisuuslainsäädännön perusteella (tietopyyntölomakkeen käyttö edellyttää tunnistautumista pankkitunnuksilla). Julkisia tietoja voi myös pyytää suullisesti tai toimittamalla pyyntö postitse osoitteeseen Sipoon kunta, Kirjaamo, PL 7, 04131 Sipoo. Älä lähetä luottamuksellista tietoa sisältävää tietopyyntöä sähköpostilla.

Sinun ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttäsi eikä perustella pyyntöäsi, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko sinulla oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Salassa pidettäviä asiakirjoja (esimerkiksi työtodistukset, koulutodistukset sekä muut lainsäädännön perusteella salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat) voidaan luovuttaa vain, jos olet todentanut henkilöllisyytesi joko paikan päällä tai sähköistä Oma asiointi -kanavaa käyttäen (vahva tunnistautuminen). Tarvittaessa kunta pyytää lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta tiedon löytäminen helpottuu. Tietopyynnöstä on käytävä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan otsikko tai päivämäärä kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Toimitusaika

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavallista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Jos tietoja ei voida antaa, kysyjälle ilmoitetaan ensisijaisesti suullisesti tai sähköpostitse, ettei tietoja voida antaa ja selvitetään kieltäytymisen perusteet. Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan samalla, että hänellä on oikeus saada kieltäytymisestä kirjallinen valituskelpoinen päätös. Jos pyynnön esittäjä niin vaatii, asiakirjan antamisesta kieltäytymisestä tehdään hallintopäätös, johon liitetään valitusosoitus hallinto-oikeuteen.