Användningen av Söderkulla gårds lokaler blir mångsidigare – Gården får möteslokaler och verksamhet för kommuninvånarna

Gårdens 1:a våning och sädesmagasinet på gårdsplanen har i huvudsak stått tomma sedan våren 2023 då ett kaféföretag avslutade sin verksamhet i lokalerna. Man beslutade att hitta en ny slags lösning för användningen av lokalerna så att den värdefulla herrgårdsmiljön kan utnyttjas på bästa möjliga sätt till glädje för kommuninvånarna. Kommunen utarbetade förslag för den framtida användningen av lokalerna och tekniska utskottet fattade beslut om dem.

Resultaten av enkäten bland kommuninvånarna

Kommuninvånarna och företagen och föreningarna fick delta i konceptplaneringen genom att svara på en enkät sommaren 2023. Enkäten besvarades av totalt 32 privatpersoner och 5 företagare/föreningar. Två av företagarna, som redan är kommunens samarbetspartners, var genuint intresserade av att hyra lokaler. Medan enkäten pågick arrangerades också två lokalvisningar i byggnaden, som besöktes av totalt två personer.

Sammantaget hoppades invånarna att huvudbyggnadens första våning skulle användas för hobby-, institut- och/eller kulturändamål. Många önskade fortfarande också kafé- och restaurangverksamhet i byggnaden. Liknande verksamheter önskades också för sädesmagasinet. Du hittar mer detaljerade resultat av enkäten på sibbo.fi under denna länk (endast på finska).

Mötesrum för internt bruk och verksamhetslokaler

Under konceptplaneringen granskades många olika scenarier för uthyrning av lokalerna på bottenvåningen. Idéerna till dessa togs bland annat från resultaten av kommuninvånarenkäten.

Planeringen var utmanande på grund av lokalernas planlösning, toaletternas placering och tillgänglighetsaspekter. Många av förslagen skulle också ha krävt en betydande ekonomisk investering i reparation och modifiering av lokalerna. Till exempel skulle den önskade användningen av lokalen som festsal eller för restaurangverksamhet ha krävt betydande investeringar i lokalen.

Man var också tvungen att beakta utmaningarna med byggnadens läge. Att få ett konstant flöde av kunder till byggnaden har visat sig vara utmanande. Dessutom medförde de byggnadsakustiska mätningar som gjordes hösten 2023 också nya begränsningar, till exempel för användning av den stora salen.

Följande alternativ presenterades slutligen för tekniska utskottet:

0A. Nuläge: Lokalernas nuvarande användning i restaurang-/kaféverksamhet fortsätter. Sökandet efter en lämplig företagare för lokalen fortsätter.

0B. Nuläge med uppspjälkning: Lokalerna förblir som de är. Lokalerna spjälkas upp i två hyreslokaler och hyrs ut till två företagare. De lokaler som blir över och inte kan hyras ut förblir under kommunens förvaltning.

1 Verksamhet som bedrivs av sektorn för vardag och fritid samt en separat verksamhetslokal

2 Möteslokaler för internt och externt bruk

3 En hybridlokal för möten och fester för internt och externt bruk

4 Mötes- och kulturlokal samt affärslokal

5 Möteslokaler för internt bruk och verksamhet som bedrivs av sektorn för vardag och fritid för kommunens invånare

Sibbo kommuns interna aktörer har ett stort behov av en stor mötes- och utbildningslokal under dagtid på vardagar. Samtidigt är kommunens sektor för vardag och fritid villig att i Söderkulla gård börja tillhandahålla tjänster för kommuninvånarna, men sektorn har inte varit villig att hyra hela första våningen för sin verksamhet.

Det faktum att en extern hyresgäst inte har hittats för lokalen stödde riktlinjen om att ändra användningen av den aktuella våningen och börja hyra ut lokalerna internt. Av denna anledning beslutades att föreslå tekniska utskottet att alternativ 5 genomförs, det vill säga att lokalerna används både som kommunens möteslokaler och för verksamhet som tillhandahålls kommuninvånarna i regi av sektorn för vardag och fritid. Tekniska utskottet beslutade att godkänna förslaget.

På samma utskottsmöte beslutades också att sädesmagasinet på Söderkulla gårds gårdsplan hyrs ut till sektorn för vardag och fritid. Under sommaren 2023 har i magasinet redan ordnats exempelvis Sibbo hembygdsförenings utställningar och ett popup-kafé.

Ändringar av coworking-lokalerna och en ny möteslokal för kommuninvånarna

I Söderkulla gård finns idag coworking-lokaler på 2:a våningen riktade till kommuninvånare och företagare i området. Lokalerna omfattar tre rum som har varit tillgängliga under självbetjäningstider. Baserat på feedbacken om lokalerna och på deras användningsgrad har man beslutat ändra verksamhetsmodellen.

Antalet coworking-lokaler kommer att minskas från tre till två och sättet de används på kommer att särskiljas tydligare. Den nuvarande Lill-Massby-lokalen på andra våningen ändras till en lokal för fri diskussion. I ett vindsrum på tredje våningen placeras en lokal för tyst arbete. Hittills har det varit möjligt att diskutera fritt i alla coworking-lokaler och att arbeta koncentrerat har kanske inte alltid lyckats.

Hansas-lokalen (på 2:a våningen), som inte längre kommer att användas för coworking, används framöver som företagshotell eller hyrs ut internt. Massby-utrymmet bredvid ändras till en bokningsbar möteslokal som kan användas både på dagtid och kvällstid. Det finns brist på möteslokaler för kommuninvånare, föreningar och småföretagare i Söderkullaområdet. Kommunen har fått regelbunden feedback om detta och den nya bokningsbara möteslokalen syftar till att tillgodose detta behov.

Hyresnivån justerades

På tekniska utskottets möte godkändes en ny hyresnivå för Söderkulla gård från och med den 1 januari 2024: extern hyra 14 euro/kvadratmeter/månad (moms 0 %) och intern hyra med städning 16 euro/kvadratmeter/månad (moms 0 %).

Byggnadens befintliga hyresavtal kommer att förnyas enligt den nya hyresnivån. Den första justeringen av dessa hyrespriser görs år 2025. Byggnadens hyror justerades nedåt eftersom hyrespriserna hade stigit orimligt på grund av indexhöjningar.

Tidtabell för genomförande av besluten

För Söderkulla gårds 1:a våning kommer en mer detaljerad lokalplanering att inledas i början av 2024. I planen beslutas varje rums funktion och möblering. Samtidigt utformas riktlinjerna för tjänsterna som tillhandahålls av sektorn för vardag och fritid. Dessutom beslutar man vilka delar av lokalerna som ska repareras, utarbetar reparationsplaner och begär entreprenadanbud.

Det egentliga ändrings- och reparationsarbetet i lokalerna genomförs när separat finansiering från kommunens investeringsfinansiering erhålls för det. På grund av detta är tidsplanen för ibruktagning av lokalerna ännu inte klarlagd.

Ändringarna av coworking-lokalerna kommer att genomföras under våren-sommaren 2024. Under ändringsarbetena kommer lokalerna att vara ur bruk i cirka två månader. Den exakta tidpunkten för ändringen kommer att meddelas som anslag på dörrarna och på coworking-lokalernas webbplats.

Enligt plan tas den nya möteslokalen på 2:a våningen i bruk under hösten 2024. Därefter kan lokalen bokas via kommunens lokalbokningssystem Timmi.

Inga ändringar eller reparationer görs i sädesmagasinet i detta skede. Sektorn för vardag och fritid fortsätter sin säsongsbetonade verksamhet i lokalerna och informerar separat om de evenemang som ordnas i lokalerna.