Dataskyddsbeskrivning / Bibliotekstjänster
Personuppgiftsansvarig
Sibbo kommun, Bildningsutskottet
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi
Registeransvarig
Chefen för kultur och fritid
Kontaktperson i registerärenden
Chef för bibliotekstjänster
+358 9 23531
Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Vi hoppas ni tar kontakt i första hand genom att skicka e-post till adressen huvudbiblioteket@sibbo.fi. Det är möjligt att personligt besöka ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till postadressen ovan.
Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?
Bibliotekstjänster erbjuder kommuninvånarna gratis användning och tillgång till information, ordnar verksamhet riktad till barn, erbjuder digitala tjänster och fungerar som en gemensam träffpunkt för kommuninvånarna.
Vi alla i biblioteket vill skydda din information. Din integritet är viktig för oss. Vi vill informera dig om informationsbehandlingen förknippad med dina personuppgifter så att behandlingen av dina uppgifter är transparent.
Syftet med personuppgiftsbehandlingen är att sköta kundförhållanden och cirkulationskontrollen inklusive indrivning, samt dela ut information i samband med cirkulationskontrollen och föra statistik. Vi behandlar dina uppgifter förknippade med cirkulationskontrollen i bibliotekssystemet.
Uppgifterna behandlas enligt lagen bara när vi har en berättigad grund för behandlingen. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige förutom i fråga om evenemang i biblioteket i vilka uppgifterna samlas in med ditt samtycke.
Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:
- EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
- EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
- EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige.
Lagstiftningen som styr verksamheten:
- Lag om allmänna bibliotek (1492/2016)
- Dataskyddslag (1050/2018)
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
- Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
- Arkivlag (831/1994)
Vilka personuppgifter behandlar vi?
I systemet registreras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på skötseln av ärenden.
I registret sparas följande uppgifter av kunderna
- namn
- personbeteckning
- hemadress
- e-postadress
- telefonnummer
- reservationsalias
- personlig kod, dvs. PIN-kod
- kontaktspråk
- kundgrupp
- transaktionsuppgifter, dvs. lån och skulder
Om kunden inte har fyllt 15 år ber vi också att få vårdnadshavarens uppgifter
- namn
- personbeteckning
- hemadress
- e-postadress
- telefonnummer
Lånehistoriken samlas in av hemservicekundernas lån. Vi ber kunderna om deras samtycke till insamlingen av lånehistoriken. Vi samlar även in information om deras önskemål för lån.
Vem får behandla dina personuppgifter?
Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret och uppgifterna behandlas enbart i den utsträckning som arbetsuppgifterna förutsätter. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.
Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?
Uppgifterna samlas in av kunden, dvs. den registrerade själv, av vårdnadshavarna eller intressebevakare samt i samband med att personerna registrerar sig i tjänsterna och använder dem.
Använd den elektroniska blanketten för att begära ett fjärrlån. Fjärrlånebegäran görs via webbtjänsten sibbo.fi. Du hittar närmare information i sibbo.fi-tjänstens dataskyddsbeskrivning.
Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?
I sin roll som registeransvarig kan kommunen lämna ut uppgifter från registret i den utsträckning som den gällande lagstiftningen tillåter eller förpliktar. Statistikuppgifterna överförs till den nationella gemensamma statistikdatabasen. Statistikuppgifterna innehåller inte uppgifter på personnivå.
Läs bibliotekssystemets dataskyddsbeskrivning för närmare information.
Styrande lagstiftning
- Dataskyddslag (1050/2018)
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
- Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
- Bokföringslag (1336/1997)
Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?
Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.
Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?
Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.
Hur länge lagras dina personuppgifter?
Lagringen genomförs enligt lagstiftningen och kommunens informationsstyrningsplaner.
Uppgifterna lagras under den tid som kundförhållandet kräver samt för högst tre (3) år efter det att kundförhållandet har avslutats om det är nödvändigt med tanke på verksamheten.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Uppgifterna i registret är skyddade från utomstående med hjälp av olika metoder. Skyddet betyder att:
- lokalerna och datasystemen är säkra
- behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
- personalen som behandlar uppgifterna ska ha bevisat kunnande och personuppgiftsbiträden är förbundna med avtal
- dina uppgifter behandlas alltid i skyddade miljöer
- Sibbo kommuns all utrustning och alla program är skyddade enligt både kommunens egna och systemleverantörernas datasäkerhetsbestämmelser
- anställda tilldelas användarrättigheter enbart enligt arbetsuppgifterna och respektive system används med personliga användarnamn och lösenord
- Sibbo kommun övervakar användarrättigheterna och lösenorden byts regelbundet
- användarrättigheterna raderas när den anställdas arbetsförhållande upphör
- kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och -förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk
- uppgifterna lagras enbart under den tid som avses i lagen och de raderas när de inte längre behövs.