Dataskyddsbeskrivning / Byggnadstillsynen

Personuppgiftsansvarig

Sibbo kommun, Byggnads- och miljöutskottet
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi

Registeransvarig

Byggnadstillsynschef, Sibbo kommun

Kontaktperson i registerärenden

Byggnadstillsynschef
+358 40 191 6032

Byggnadstillsynssekreterare
+358 40 191 4234

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.

Det är möjligt att boka tid för ett personligt besök på ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till postadressen ovan. Vi hoppas ni tar kontakt i första hand per e-post.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Till Byggnadstillsynens huvudsakliga uppgifter hör styrning, rådgivning och tillståndsbehandling avseende byggande samt tillsyn under byggandet och tillsyn av den byggda miljön.

Personuppgifter behandlas för att sköta byggnadstillsynsmyndighetens lagstadgade uppgifter; genomförande av tillstånds- och tillsynsförfaranden enligt markanvändnings- och bygglagen.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är fullgörande av rättslig förpliktelse.

Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige;
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

 

Lagstiftningen som styr verksamheten:

• Markanvändnings- och bygglag 132/1999,
• Markanvändnings- och byggförordning 895/1999
• Lag om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 661/2009
• Statsrådets förordning om befolkningsdatasystemet 128/2010
• Arkivlag 831/1994
• Förvaltningslag 434/2003
• Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999
• Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Registrerade är sökande, ombud, betalare, planerare, arbetsledare, parter som gör anmälningar, myndigheter, parter som ger eller ber om utlåtande, fastighetsägare, mottagare av beslut, parter som utför arbete, anmälare, parter som åläggs uppmaningar eller vite, parter som ger bemötanden, grannar samt andra parter i ett byggnadstillsynsärende.

De uppgifter som sparas i registret är personens namn, personbeteckning, telefonnummer, e-postadress samt kontaktuppgifter, utbildnings- och yrkesbehörighet, uppgifter om personens roll och behandlingsuppgifter enligt ärende, uppgiften om fastighetens ägare, uppgifter om huruvida personen har gett sitt samtycke till direktmarknadsföring, uppgifter om spärrmarkering och förbud mot utlämning av personuppgifter samt övriga uppgifter som samlats med användarens samtycke.

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Personuppgifterna samlas in i huvudsak från den tillståndssökande själv eller dennes ombud samt av personer som gör en anmälan eller anmärkning, från dokument i anknytning till ansökan, anmälan och bilagor, från e-blanketter som rör tillsynsbeställningar, av fastighetsregistret samt av det befolkningsdatasystem som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

Byggnadsdata som innehåller personuppgifter överförs till registret över Byggnads- och lägenhetsuppgifter (RHR) i befolkningsdatasystemet (BDS) som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB).

Grunden för utlämnande av uppgifter: Byggnadstillsynen har anmälningsplikt om byggnadsdata, vilket förutsätter utlämning av personuppgifter (Lag om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 661/2009 15 § och 25 §).

Hörande av grannar som ingår i lovprocesserna innehåller personuppgifter: I tjänsten Lupapiste visas mer omfattande personuppgifter om den fastighet som söker tillstånd, samt namn och adressuppgifter om alla grannfastigheter. Uppgifterna kan läsas av alla parter som godkänts i projektet i Lupapiste.

Grunden för utlämnande av uppgifter: Grannarna ska informeras om anhängiggörandet av tillståndsansökan (MarkByggL 133 och 173 §, MarkByggF 65 och 86 §)

Anhängiggöranden i anknytning till tillståndsbeslut innehåller alltid personuppgifter.

Grunden för utlämnande av uppgifter: Information om meddelandet av ett beslut skall ges på anslagstavlan hos den myndighet som fattar beslutet före den dag beslutet meddelas. I informationen skall nämnas myndigheten, ärendets natur och den dag då beslutet meddelas. Informationsmeddelandet skall vara uppsatt på anslagstavlan hos den myndighet som fattat beslutet under minst den tid som reserverats för anförande av rättelseyrkande eller besvär. Beslutet skickas utöver till den tillståndssökande även till de myndigheter som avses i förordningen och till dem som i samband med anmärkningen eller separat har begärt att få det. (MarkByggL 142 §, MBF 97 §)

Byggnadstillsynen tar emot dokumentförfrågningar gällande planer, beslut och inspektioner; ovan nämnda dokument kan eventuellt innehålla personuppgifter.

Grunden för utlämnande av uppgifter: Kommunen har skyldighet att lämna ut myndighetshandlingar (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621).

Byggnadstillsynen ber om utlåtanden i anknytning till tillståndsprocesser och syner.

Grunden för utlämnande av uppgifter: Byggnadstillsynen har möjlighet att be olika myndigheter om obligatoriska eller behovsprövade utlåtanden i vilka myndigheterna framför sin åsikt om projektet. (MarkByggL 121 §, 133 §, 173 §, MarkByggF 60 §)

Beslut gällande ansökan om undantagslov och avgöranden om planeringsbehov skickas till Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland (NTM-centralen).

Grunden för utlämnande av uppgifter: Kommunen ska utan dröjsmål skicka undantagsbeslut och avgörande om planeringsbehov till NTM-centralen för kännedom. (MarkByggL 137 §, 174 §)

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Lagringen genomförs enligt kommunens arkivbildningsplaner.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Uppgifterna i registret är skyddade från utomstående med hjälp av olika metoder. Skyddet betyder att:

• lokalerna och datasystemen är säkra
• behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
• personalen som behandlar uppgifterna ska ha bevisat kunnande och personuppgiftsbiträden är förbundna med avtal
• dina uppgifter behandlas alltid i skyddade miljöer
• Sibbo kommuns all utrustning och alla program är skyddade enligt både kommunens egna och systemleverantörernas datasäkerhetsbestämmelser
• anställda tilldelas användarrättigheter enbart enligt arbetsuppgifterna och respektive system används med personliga användarnamn och lösenord
• Sibbo kommun övervakar användarrättigheterna och lösenorden byts regelbundet
• användarrättigheterna raderas när den anställdas arbetsförhållande tar slut
• kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och -förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk
• uppgifterna lagras enbart under den tid som avses i lagen och de raderas när de inte längre behövs.