Dataskyddsbeskrivning / Enheten Lokalitetsförvaltning

Personuppgiftsansvarig

Sibbo kommun, Tekniska utskottet
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi

Registeransvarig

Lokalservicechef, Sibbo kommun

Kontaktperson i registerärenden

Lokalservicechef, Sibbo kommun
+358 40 191 4517

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Frågor riktade till enheten Lokalitetsförvaltning skickas per e-post till adressen toimitilat@sipoo.fi. Det är också möjligt att besöka ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till adressen ovan.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Enheten Lokalitetsförvaltning planerar, låter bygga, underhåller och hyr ut lokaler för kommunens egna enheters behov samt säkrar att byggnadsbeståndets värde bevaras genom en framsynt och hållbar fastighetshållning. Registeruppgifterna anknyter sig till fastighetsförvaltning, uthyrning och passerkontroll.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är fullgörande av rättslig förpliktelse.

Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige;

 

Lagstiftningen som styr verksamheten:

• Markanvändnings- och bygglag 132/1999,
• Markanvändnings- och byggförordning 895/1999
• Kommunallag 410/2015
• Arkivlag 831/1994
• Förvaltningslag 434/2003
• Lag om offentlig upphandling 1397/2016
• Lag om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster 1398/2016
• Lag om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft 1233/2006
• Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999
• Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003
• EU:s allmänna dataskyddsförordning 679/2016
• Dataskyddslag 1050/2018.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Registrerade är sökande, ombud, betalare, planerare, arbetsledare, parter som gör anmälningar, myndigheter, parter som ger eller ber om utlåtande, fastighetsägare, mottagare av beslut, parter som utför arbete, anmälare, parter som åläggs uppmaningar eller vite, parter som ger bemötanden, grannar samt andra parter i ett byggnadstillsynsärende.

De uppgifter som sparas i registret är personens namn, personbeteckning, telefonnummer, e-postadress samt kontaktuppgifter, utbildnings- och yrkesbehörighet, uppgifter om personens roll och behandlingsuppgifter enligt ärende, uppgiften om fastighetens ägare, uppgifter om huruvida personen har gett sitt samtycke till direktmarknadsföring, uppgifter om spärrmarkering och förbud mot utlämning av personuppgifter samt övriga uppgifter som samlats med användarens samtycke.

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Personuppgifterna samlas in i huvudsak från den tillståndssökande själv eller dennes ombud samt av personer som gör en anmälan eller anmärkning, från dokument i anknytning till ansökan, anmälan och bilagor, från e-blanketter som rör tillsynsbeställningar, av fastighetsregistret samt av det befolkningsdatasystem som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

Personuppgifterna överförs enligt lagen och på basis av avtal till parter som är berättigade att ta emot dem.

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Lagringen genomförs enligt kommunens arkivbildningsplaner.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Uppgifterna i registret är skyddade från utomstående med hjälp av olika metoder. Skyddet betyder att:

• lokalerna och datasystemen är säkra
• behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
• personalen som behandlar uppgifterna ska ha bevisat kunnande och personuppgiftsbiträden är förbundna med avtal
• dina uppgifter behandlas alltid i skyddade miljöer
• Sibbo kommuns all utrustning och alla program är skyddade enligt både kommunens egna och systemleverantörernas datasäkerhetsbestämmelser
• anställda tilldelas användarrättigheter enbart enligt arbetsuppgifterna och respektive system används med personliga användarnamn och lösenord
• Sibbo kommun övervakar användarrättigheterna och lösenorden byts regelbundet
• användarrättigheterna raderas när den anställdas arbetsförhållande upphör
• kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och -förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk
• uppgifterna lagras enbart under den tid som avses i lagen och de raderas när de inte längre behövs.