Dataskyddsbeskrivning / Sibbo institut

Personuppgiftsansvarig

Sibbo kommun, Bildningsutskottet / Sibbo institut
Stora Byvägen 8, 04130 Sibbo
Växel +358 9 2353 6004
sibbo.institut@sibbo.fi

Registeransvarig

Sibbo instituts rektor

Kontaktperson i registerärenden

Institutssekreteraren
+358 9 2353 6004

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Vi hoppas ni tar kontakt i första hand genom att skicka e-post till adressen sibbo.institut@sibbo.fi.
Det är möjligt att personligt besöka ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till postadressen ovan.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Det fria bildningsarbetet syftar till att utifrån principen om livslångt lärande anordna utbildning som stöder sammanhållningen och jämlikheten i samhället samt ett aktivt medborgarskap. Sibbo institut har som uppgift att ordna utbildning inom det fria bildningsarbetet i sitt verksamhetsområde.

Personuppgifter i registret behandlas i syfte att producera institutets tjänster.

Personuppgifter samlas in i kursförvaltningsprogrammet Hellewi och används för att identifiera personerna. Därtill behövs uppgifterna för fakturering, postning, förmedling av information om kurser och evenemang, insamling av respons och statistik och för att kunna skicka bekräftelsemeddelanden till kunderna.

Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 d: behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 e: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

 

Lagstiftningen som styr verksamheten:

• Lag om fritt bildningsarbete (632/1998)
• Förordning om fritt bildningsarbete (805/1998)
• Dataskyddslag (1050/2018)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• Arkivlag (831/1994)
• Bokföringslag (1336/1997)

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

I systemet registreras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på skötseln av ärenden.

Uppgifter som finns i registret och som gäller lärare eller gruppledare är nödvändiga för myndigheten för att dessa personer tillräckligt noggrant kan identifieras för lönebetalning.

Uppgifter som finns i registret och som gäller gruppernas deltagare är nödvändiga för myndigheten för en säker identifiering av deltagare i respektive kurs/grupp samt för fakturering.

Om deltagaren är minderårig registreras vårdnadshavarens uppgifter i registret så att faktureringen kan riktas rätt. Om en myndig person vill att hans/hennes faktura sänds t.ex. till arbetsgivaren, kan han/hon meddela arbetsgivarens uppgifter för faktureringen.

Dessutom samlas uppgifter som är nödvändiga med tanke på kundbetjäningen, planeringen av verksamheten och statistikföringen. Uppgifterna som finns i registret är nödvändiga för myndigheten för att den ska kunna producera de statistikuppgifter som statsförvaltningens och kommunens myndigheter förutsätter.

De uppgifter som samlas in om personerna är

• identifierings- och kontaktuppgifter
  • namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-postadress

De uppgifter som samlas in om vårdnadshavarna är

• namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-postadress

 

Dessutom samlas in vid institutet:

• Examen för statistikföring (Utbildningsstyrelsen, UBS)
• Huvudsaklig verksamhet för statistikföring (UBS)
• Modersmål för statistikföring obligatorisk (UBS)
• Kön, obligatorisk för statistikföring (UBS)

 

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret och uppgifterna behandlas enbart i den utsträckning som arbetsuppgifterna förutsätter. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Personuppgifter om kursdeltagare/gruppdeltagare upprätthålls med hjälp av de uppgifter som samlas in av personen själv i samband med anmälan till en kurs/en grupp.

Uppgifter om lärare samlas in av läraren själv i samband med att personen anställs som lärare/ledare för en kurs/grupp.

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

Uppgifter i registret lämnas inte ut till utomstående förutom i inkasseringsfall. Uppgifterna i registret lämnas inte ut till utomstående, för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Lagringen genomförs i enlighet med lagstiftningen och kommunens informationsstyrningsplaner.

Lagring av uppgifter i Sibbo institutets personuppgiftsregister för hanteringssystemet av kurser eller grupper Hellewi sker i enlighet med lagen om fritt bildningsarbete (632/1998) samt förordningen om fritt bildningsarbete (805/1998). Därtill måste vi följa bestämmelserna om lagringstid i till exempel bokföringslagen (BokföringsL. 1336/1997, bl.a. kapitel 2, 10 §) samt arkivverkets bestämmelser om varaktig förvaring av vissa bokföringsmaterial.

Studeranderegister, -kartotek och -förteckningar samt anmälningsblanketter eller dylika (innehåller bl.a. studerandens personuppgifter, adress, telefonnummer, uppgifter om deltagande i olika kurser, eventuella bedömningsuppgifter) förvaras i 10 år.

Uppföljningsdagböcker, timlistor och kontrollistor som hänför sig till undervisning förvaras i 20 år.

Provfrågor och -svar förvaras i 2 år.

Till studerande utfärdade intyg över behörighetsgivande kurser samt intyg över fortbildning och dylika kurser förvaras i 10 år.

Planer för hur undervisningen ska ordnas, läroplaner, undervisningsprogram och studiehandböcker förvaras varaktigt (Riksarkivets beslut 17.11.2003 RA 321/43/03).

Hur skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Uppgifterna i registret är skyddade från utomstående med hjälp av olika metoder. Skyddet betyder att:

• lokalerna och datasystemen är säkra
• behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
• personalen som behandlar uppgifterna ska ha bevisat kunnande och personuppgiftsbiträden är förbundna med avtal
• dina uppgifter behandlas alltid i skyddade miljöer
• Sibbo kommuns all utrustning och alla program är skyddade enligt både kommunens egna och systemleverantörernas datasäkerhetsbestämmelser
• anställda tilldelas användarrättigheter enbart enligt arbetsuppgifterna och respektive system används med personliga användarnamn och lösenord
• Sibbo kommun övervakar användarrättigheterna och lösenorden byts regelbundet
• användarrättigheterna raderas när den anställdas arbetsförhållande upphör
• kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och ‑förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk
• uppgifterna lagras enbart under den tid som avses i lagen och de raderas när de inte längre behövs.