Dataskyddsbeskrivning / Sibbo Vatten

Personuppgiftsansvarig

Sibbo Vatten
PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
vattenverket@sibbo.fi

Registeransvarig

Affärsverkets direktör Matti Huttunen, Sibbo kommun

Kontaktperson i registerärenden

Affärsverkets direktör Matti Huttunen, Sibbo kommun
+358 50 554 5091

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Frågor riktade till Sibbo Vatten skickas per e-post till adressen vattenverket@sibbo.fi. Det är också möjligt att besöka ett av våra verksamhetsställen personligt, ta kontakt på Sibbo Vattens webbplats eller skriva till adressen ovan.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Sibbo Vatten förbinder sig att ta hand om dataskyddet och integriteten av alla personuppgifter i företagets innehav. Vi behandlar personuppgifter som hör till våra kunder, till våra kunders hyresgäster samt till representanter för våra företagskunder.

Grunden för behandling av personuppgifter är den avtalsrelation som kunden ingår med Sibbo Vatten och baserar sig på någon eller några av användningsändamålen nedan. Uppgifterna används till exempel för att verkställa avtalet och för det lagstadgade åliggandet att sköta kommunens vatten- och avloppsverksamhet i enlighet med lagar (lagen om vattentjänster) och myndighetsbestämmelser. Beredskapsplanen och nödmeddelanden till kunder är ett åtagande om vilket det bestäms i lagen om vattentjänster, och de innehåller uppgifter om personer och företag samt uppgifter om myndigheternas kontaktpersoner. Vi mäter också kundnöjdheten och kan vid behov samla statistik som innehåller personuppgifter.
Personuppgifterna vidarebehandlas inte för ändamål som inte nämns i denna beskrivning.

Personuppgiftbehandlingens lagenlighet och behandlingsgrunder:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige.
• Lagen om vattentjänster 119/2001 samt de allmänna avtals- och leveransvillkoren för Sibbo Vatten.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Följande uppgifter av den registrerade sparas i registret:

• kundens namn, adress, e-postadress, telefonnummer, FO-nummer
• eventuella kontaktpersoner (bl.a. förvaltare, disponent) och deras namn, adress samt telefonnummer
• kundens/betalarens kontouppgifter, faktureringsuppgifter, betalningsuppgifter
• gällande den fastighet som Sibbo Vattens tjänster levereras till sparas fastighetens namn och adress, fastighetsbeteckning, registernummer, fastighetstyp, uppgifter om anslutning och anslutningsavgifter samt om avgifter för tomtledningar inklusive eventuella tilläggsuppgifter i anknytning till ovan nämnda uppgifter
• avtalsuppgifter samt uppgifter om gamla faktureringsgrunder
• uppgifter om vattenmätare samt mätningshistoria och uppgifter om vattenförbrukning
• samt övriga uppgifter som behövs för att kunna sköta och upprätthålla kundrelationen.

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Uppgifterna i registret samlas från följande källor: i första hand från den registrerade själv (t.ex. i samband med när parterna ingår anslutningsavtalet, från personuppgifterna i mätaravläsningskortet, kontaktbegäran som lämnas in via vår webbplats) samt från kundavtal som ingås mellan Sibbo Vatten och ett företag som kunden representerar. Därtill får vi uppgifter om våra kunder från Befolkningsregistercentralen samt från andra samarbetspartners som sköter kundrelationen eller från deras tjänster (t.ex. fastighets- och byggnadsregistret, magistraterna, Postens adresstjänst samt Företags- och organisationsdatasystemet).

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

Vi kan lämna ut uppgifter till våra samarbetspartner och underleverantörer. För närvarande är våra partner CGI Oy (upprätthållande av kunduppgifter, fakturering och bokföring) och Intrum Justitia Oy (betalningsövervakning och indrivning).

Våra samarbetspartner och underleverantörer får behandla personuppgifterna enbart för att sköta eller upprätthålla kundrelationerna för vår räkning. Vi ser alltid till att våra samarbetspartner inte behandlar uppgifterna som överlåtas till dem för något annat syfte.

Sibbo Vatten lämnar i princip inte ut personuppgifter för någon annans bruk. På enskild begäran kan uppgifter i registret dock lämnas ut enbart till myndigheter eller polis och i dessa fall i bara den utsträckning som uppgifterna är nödvändiga för att uträtta lagenliga övervaknings- eller dylika uppgifter.

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Uppgifterna lagras permanent i den kunddatabas som nu är i bruk. Uppgifterna passiveras när kundrelationen upphör. Faktureringsuppgifter exklusive faktureringsuppgifter som anknyter sig till avtalet lagras i 10 år. Det kan vara nödvändigt att lagra personuppgifterna även för en längre tid, ifall den tillämpliga lagstiftningen eller de avtalsförpliktelser som binder oss till tredje aktörer förutsätter en längre lagringstid. Sibbo Vatten arkiverar anslutnings- och bruksavtalen, avtalen om enskilda avloppsanordningar, utlåtanden om anslutningspunkt samt en del av fastigheternas vatten- och avloppsplaner i enlighet med informationsstyrningsplanen.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Vi respekterar din integritet och behandlar dina personuppgifter konfidentiellt.

Manuellt material förvaras i ett låst utrymme. Integriteten, helheten och användbarheten av de personuppgifter som behandlas elektroniskt försäkras med hjälp av ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder. Uppgifterna och tjänsten är skyddade bland annat med brandvägg, fysiska skyddsåtgärder i apparatrummen, passagekontroll, användarrättigheter enligt uppgiftsbeteckning och krypteringsteknik. Personuppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst och olaglig eller oavsiktlig databehandling.

Personuppgifterna behandlas enbart av personer som definieras av Sibbo Vatten och som är i anställningsförhållande till Sibbo Vatten, samt av tredje aktörer som i uppdrag av Sibbo Vatten sköter uppehålls- eller utvecklingsarbete av kundregistret eller av datasystem i anknytning till det. Ovan nämnda personer loggar in i programmen med ett personligt användarnamn och lösenord.