Dataskyddsbeskrivning / Ungdomstjänster

Personuppgiftsansvarig

Sibbo kommun, Bildningsutskottet
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi

Registeransvarig

Chefen för kultur och fritid

Kontaktperson i registerärenden

Servicechefen för ungdomstjänster
+358 9 23531

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Det är möjligt att personligt besöka ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till postadressen ovan.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Vi erbjuder de unga stöd, hjälp och rådgivning samt meningsfull sysselsättning på deras fritid. Vi främjar också de ungas delaktighet i beslutsfattande som rör dem.

Syftet med personuppgiftsbehandlingen är att sköta och föra statistik över ungdomsarbetets klientförhållanden.

Personuppgifter samlas in inom ungdomsarbete, uppsökande ungdomsarbete, förebyggande rusmedelsarbete samt ungdomsfullmäktiges verksamhet.

Anmälningsuppgifter samlas in i samband med anmälan till klubbar, utflykter och evenemang.
De nödvändiga personuppgifterna för kandidatnominering samt anmälan om och granskning av rösträtt inför ungdomsfullmäktigevalen har erhållits från Facta-kommunregistret.

Syftet med uppsökande ungdomsarbete är att nå unga som är i behov av stöd och att hjälpa dem att anlita sådana tjänster och övrigt stöd som främjar deras utveckling, självständighetsprocess, delaktighet i samhället och övrig livskompetens och som bidrar till deras möjligheter till utbildning och till inträde på arbetsmarknaden (10 § i ungdomslagen 1285/2016). Den målgrupp som avses i ungdomslagen är personer som inte har fyllt 29 år.

Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 d: behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 e: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

 

Lagstiftningen som styr verksamheten:

• Ungdomslag (1285/2016)
• Dataskyddslag (1050/2018)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• Arkivlag (831/1994)

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

I systemet registreras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på skötseln av ärenden.

De uppgifter som samlas in om den unga är

• identifierings- och kontaktuppgifter
  • namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid, modersmål
• samtycke till fotografering och offentlig publicering av bilderna
• uppgifter om den ungas liv och boende
  • boendeform, ekonomisk situation, i arbetslivet/arbetslös, studieplats osv.
• hälsoinformation
• uppgifter om de tjänster som den unga har anlitat
• hur det uppsökande ungdomsarbetet har fått veta om personen i fråga (kontaktsättet)
• uppgifter som samlats in med olika enkäter och anmälan

 

Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter samlas in för eventuell kontakt och fakturering. I registret sparas:

• namn, personbeteckning, adress, telefonnummer

 

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret och uppgifterna behandlas enbart i den utsträckning som arbetsuppgifterna förutsätter. Information i elektronisk form lagras i system som är skyddade med adekvata skyddsmekanismer. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Uppgifterna samlas in av den unga, dvs. den registrerade själv eller av vårdnadshavarna samt i samband med att personen registrerar sig i tjänsterna och använder dem.

För att uppgifter ska få lämnas ut för det uppsökande ungdomsarbetet krävs i princip den ungas samtycke. Oberoende av bestämmelserna om sekretess ska en ung persons kontaktuppgifter med tanke på det uppsökande ungdomsarbetet lämnas ut när det är fråga om:

– unga som håller på att avsluta sin läroplikt eller har fyllt 18 år, men inte har placerat sig i utbildning efter den grundläggande utbildningen

– unga som inte har fyllt 25 år och avbryter sina yrkes- eller gymnasiestudier

– unga som inte har fyllt 25 år och som befrias från sin värnplikts- eller civiltjänstgöring för att de inte är tjänstdugliga eller som avbryter sin tjänstgöring.

Den unga kan också själv ta kontakt med det uppsökande ungdomsarbetet.

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

I sin roll som registeransvarig kan kommunen lämna ut uppgifter från registret i den utsträckning som den gällande lagstiftningen tillåter eller förpliktar.

Enligt 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet får personuppgifter ur en myndighets personregister, om inte något annat särskilt bestäms i lag, lämnas ut i form av en kopia eller en utskrift eller i elektronisk form om mottagaren enligt bestämmelserna om skydd för personuppgifter har rätt att registrera och använda sådana personuppgifter.

Styrande lagstiftning

• Ungdomslag (1285/2016) 12 § Behandling av uppgifter om unga i det uppsökande ungdomsarbetet
• Dataskyddslag (1050/2018)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

 

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Dina registeruppgifter överförs inte utanför EU-länderna eller EES.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Lagringen genomförs i enlighet med lagstiftningen och kommunens informationsstyrningsplaner.

Enligt 12 § i ungdomslagen (1285/2016) ska uppgifterna inom det uppsökande ungdomsarbetet förstöras genast när de inte längre är nödvändiga för skötseln av uppgiften.

Uppgifterna lagras under den tid som klientförhållandet kräver samt för högst fem (5) år efter det att klientförhållandet har avslutats om det är nödvändigt med tanke på verksamheten (klientförhållandet inleds på nytt, uppföljning). Den långa lagringstiden beror på det faktum att klientförhållandet ofta upptas på nytt efter en längre paus.

Inom andra arbetsformer sparas uppgifterna i registret under den tid som den registrerade deltar i verksamheten, dock högst tills det att den registrerade fyller 29 år (Ungdomslag 1285/2016).

Uppgifter som ges i samband med anmälan sparas tills funktionen har färdigställts och tills den eventuella faktureringen har gjorts.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter får användas endast för det ändamål för vilket de har samlats in. Uppgifterna i registret är skyddade från utomstående med hjälp av olika metoder. Skyddet betyder att:

• lokalerna och datasystemen är säkra
• behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
• personalen som behandlar uppgifterna ska ha bevisat kunnande och personuppgiftsbiträden är förbundna med avtal
• dina uppgifter behandlas alltid i skyddade miljöer
• Sibbo kommuns all utrustning och alla program är skyddade enligt både kommunens egna och systemleverantörernas datasäkerhetsbestämmelser
• anställda tilldelas användarrättigheter enbart enligt arbetsuppgifterna och respektive system används med personliga användarnamn och lösenord
• Sibbo kommun övervakar användarrättigheterna och lösenorden byts regelbundet
• användarrättigheterna raderas när den anställdas arbetsförhållande upphör
• kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och ‑förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk
• uppgifterna lagras enbart under den tid som avses i lagen och de raderas när de inte längre behövs.