Dataskyddsbeskrivning / Utbildningstjänster

Personuppgiftsansvarig

Sibbo kommun, Bildningsutskottet
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi

Registeransvarig

Undervisningschefen, Sibbo kommun

Kontaktperson i registerärenden

Utbildningstjänsters specialplanerare, Sibbo kommun
09 23531

Samtliga begäranden om att få utöva någon av de ovan nämnda rättigheterna, frågor gällande denna dataskyddsbeskrivning eller andra kontaktbegäranden bör i första hand riktas till verksamheten i fråga.
Det är möjligt att personligt besöka ett av våra verksamhetsställen, ta kontakt via webbplatsen eller skriva till postadressen ovan.

Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?

Grunden för behandlingen av personuppgifterna är att ordna förskoleundervisning, grundläggande utbildning och gymnasieutbildning enligt lagen (ansökan, beslut, bedömning, närvarokontroll, pedagogiska dokument, fakturering).

Primus/Wilma/Kurre-datasystemet fungerar som Utbildningstjänsters dagliga verktyg i skolornas verksamhet. Primus är det lagstadgade elevregistret för Utbildningstjänsterna. Alla uppgifter som är nödvändiga med tanke på utbildningsordnandet sparas i Primus. Wilma fungerar som kommunikationsverktyg mellan skolor och vårdnadshavare.

• uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av undervisning
• separata beslut som rör eleverna
• uppgifter och faktureringsuppgifter förknippade med avgifterna för morgon- och eftermiddagsverksamhet
• elevernas dagliga när- och frånvaron
• elevernas pedagogiska dokument
• bedömningsuppgifter
• informationsförmedling, kommunikation och begäran om tillstånd, kartläggningar, enkäter, kommunikation mellan hem och skola.

 

Grunder för behandlingen av personuppgifter i registret:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som vilar på den personuppgiftsansvarige.

 

Lagstiftningen som styr verksamheten:

• Lag om grundläggande utbildning (628/1998)
• Förordning om grundläggande utbildning (852/1998)
• Dataskyddslag (1050/2018)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• Arkivlag (831/1994)

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

I systemet registreras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på skötseln av ärenden.

• Uppgifter om kommunen
• Uppgifter om verksamhetsenheter
• Uppgifter om barnet: personbeteckning, namn, adress, nationalitet, hemkommun, boendekommun, modersmål, hemspråk, religiöst samfund, uppgifter om invandrarstatus
• Vårdnadshavarnas personuppgifter
• Uppgifter i anslutning till anordnande av skolskjutsar: elevens namn, elevens personbeteckning, elevens och vårdnadshavarens kontaktuppgifter, elevens hemkommun, eventuella tilläggsuppgifter om eleven i samband med transport.
• Information och beslut förknippade med elevens uppväxt och stöd för lärande
• Elevspecifika ansökningar och beslut
• Elevens pedagogiska dokument
• Uppgifter om elevens närvaro
• Uppgifter förknippade med elevens bedömning
• Uppgifter om Utbildningstjänsters personal: personbeteckning, namn, telefonnummer, e-postadress, arbetsplats, uppgift/arbetsbeskrivning, anställningens karaktär, anställningens längd
• Läsordningar

Tillgången till registeruppgifterna är begränsad med användarrättigheter som tilldelas enligt arbetsuppgifterna.

Vem får behandla dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas enbart av personer som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt att använda registret och uppgifterna behandlas enbart i den utsträckning som arbetsuppgifterna förutsätter. Enbart personer befullmäktigade av registerföraren har tillgång till personuppgifterna.

Uppgifterna i registret är i huvudsak sekretessbelagda.

Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?

Vårdnadshavarnas och elevernas grunduppgifter överförs till kommunen från en databas som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Uppgifterna kompletteras med uppgifter som samlas in från vårdnadshavarna.
De anställdas uppgifter förs in i dataprogrammet Primus för hand eller via HR-programmet.

Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?

Uppgifter lämnas ut till andra aktörer endast med vårdnadshavarens uttryckliga samtycke eller om så särskilt bestäms i lagen, enligt följande:

De i lagen om grundläggande utbildning angivna uppgifter om grundläggande utbildning lämnas ut till Utbildningsstyrelsens Informationsresurs för studieprestations- och examensuppgifter Koski, där olika myndigheter får ta ut de uppgifter de önskar.

Andra aktörer som kommunen regelbundet lämnar ut uppgifterna till är: Statistikcentralen.

Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?

Registeruppgifter överförs inte utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?

Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen av personuppgifter i registret.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Lagringen av uppgifterna genomförs enligt lagstiftningen och kommunens informationsstyrningsplaner.

Elevens mest centrala personuppgifter och slutbedömningen lagras permanent. Övriga uppgifter lagras under den tid som eleven är läropliktig +10 år / under den tid som eleven är läropliktig / under skolåret beroende på hurdana bestämmelser om informationens lagringstid anges i lagen.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Uppgifterna i registret är i huvudsak sekretessbelagda. Anställda som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. Alla som beviljas användarrättigheter till datasystemet ska skriva under en tystnadspliktsförbindelse. Tystnadsplikten fortsätter även efter det att anställningsförhållandet har upphört.

Primus/Kurre/Wilma-datasystemets serverapplikation och databas är belägna på en server som leverantören hyr och systemet används via kommunens arbetsstationer. Användningen av systemet förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord. Systemets huvudanvändare och cheferna beslutar om att bevilja och radera användarrättigheterna. Användarrättigheten upphör att gälla när personen inte längre sköter de uppgifter för vilka han/hon beviljats användarrättighet.  Användarrättigheter beviljas enligt arbetsuppgiften och de grundar sig på användarroller som definierar hurdana skärmvyer och funktioner användaren har rätt till. Skolans personal, eleverna och vårdnadshavarna använder användargränssnittet Wilma antingen separat via en nedladdad applikation eller på en webbläsare.

Kommunens material i pappersform lagras i låsta utrymmen och arkiveras enligt arkivlagen och -förordningen i mappar speciellt avsedda för arkivbruk.