Dataskyddsbeskrivning för småbarnspedagogik och förskoleundervisning
Personuppgiftsansvarig
Bildningsutskottet, Sibbo kommun
Klockarbackavägen 2, PB 7, 04131 Sibbo
Växel +358 9 23531
registrering@sibbo.fi
Registrets ansvarsperson
Chefen för småbarnspedagogik, Sibbo kommun
Kontaktperson i registerärenden
Sakkunnig inom småbarnspedagogik, Sibbo kommun
Hur behandlar vi dina personuppgifter och på vilka grunder?
Uppfyllelse av en rättslig förpliktelse att ordna småbarnspedagogik och förskoleundervisning (ansökan, beslut, fakturering, planering av arbetsskift, löner).
Datasystemet Daisy är ett verktyg och ett hjälpmedel som alla anställda som arbetar inom småbarnspedagogiken använder i sitt dagliga arbete. Även kommunikationen mellan småbarnspedagogiken och föräldrarna sköts via Daisy.
- Ordnande och verkställande av småbarnspedagogik och förskoleundervisning
- Hantering av köer, vårdplatser och placeringar inom småbarnspedagogiken
- Separata beslut som rör klientförhållandet
- Fastställande av klientavgiften
- Barnens dagliga när- och frånvaron
- Barnens planer för småbarnspedagogik
- Faktureringen av klientavgifterna inom småbarnspedagogiken
- Information om tjänsterna, kommunikation och samtycken – Utredningar, kartläggningar
Orsaken till att registret förs är ett klientförhållande som grundar sig på följande:
- Lag om småbarnspedagogik (540/2018)
- Statsrådets förordning om småbarnspedagogik (753/2018)
- Lag om klientavgifter inom social- och hälsovården (1503/2016)
- Lag om servicesedlar inom social- och hälsovården (569/2009)
- Lag om grundläggande utbildning (628/1998)
- Dataskyddsförordningen
Sibbo kommuns gällande bestämmelser om servicesedel inom småbarnspedagogiken och om kommuntillägg till stödet för hemvård av barn.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Uppgifter som lagras i datasystemet Daisy:
- Uppgifter om kommunen
- Uppgifter om verksamhetsenheter
- Uppgifter om barnet: personbeteckning, namn, adress, nationalitet, modersmål, hemspråk, religiöst samfund, uppgifter om invandrarstatus
- Vårdnadshavarnas personuppgifter samt uppgifter om deras inkomster
- Beslut: beslut om småbarnspedagogik respektive förskoleundervisning, servicesedel och klubbverksamhet samt avgiftsbeslutet
- Barnets plan för småbarnspedagogik och Tillväxtmappen
- Uppgifter som överförts till faktureringen: klientavgiften, servicesedeln
- Vårdtider bokade för barnet, frånvaron, samtycken (tillkännagivanden, samtycke till fotografering/filmning)
- Uppgifter om småbarnspedagogikens personal: personbeteckning, namn, telefonnummer, e-postadress, arbetsplats, uppgift/arbetsbeskrivning, anställningens karaktär, anställningens längd, kostnader och lönetillägg
- Planerade arbetsskift
- Uppgifter om barnens och anställdas in- och utloggningar
Tillgången till registeruppgifterna är begränsad med användarrättigheter som tilldelas enligt arbetsuppgifterna.
Vem får behandla dina personuppgifter?
Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Anställda som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. Alla som beviljas användarrättigheter till småbarnspedagogikens datasystem ska skriva under en tystnadspliktsförbindelse. Tystnadsplikten fortsätter även efter det att anställningsförhållandet har upphört.
Hur samlar vi in personuppgifter som behövs för behandlingen?
Vårdnadshavarnas och barnens basuppgifter kan kontrolleras hos Befolkningsregistret. De anställdas uppgifter förs in i Daisy för hand eller via HR-programmet. Uppgifterna kompletteras med uppgifter som samlas in från kunden själv eller från hans eller hennes representant.
Överför kommunen dina personuppgifter till tredje parter?
Vi lämnar ut personuppgifter till andra aktörer endast med klientens uttryckliga samtycke eller om så särskilt bestäms i lagen, enligt följande:
De i lagen om småbarnspedagogik angivna uppgifter om småbarnspedagogik lämnas ut till Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda, och för förskoleundervisningens del till Utbildningsstyrelsens Informationsresurs för studieprestations- och examensuppgifter Koski, från vilka olika myndigheter får ta ut de uppgifter de önskar.
Andra aktörer som kommunen regelbundet lämnar ut uppgifterna till är bl.a. FPA och Statistikcentralen.
Överförs dina uppgifter utanför EU eller EES?
Registeruppgifter överförs inte utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Ingår automatiskt beslutsfattande eller profilering i behandlingen?
Automatiskt beslutsfattande eller profilering ingår inte i behandlingen av personuppgifterna.
Hur länge lagras dina personuppgifter?
Barnets plan för småbarnspedagogik samt alla dokument för barn födda den 8:e, 18:e och 28:e dagen i månaden sparas permanent enligt Riksarkivets beslut (KA/13089/07.01.01.01.01/2018).
Övriga personuppgifter lagras i 6 år efter det att barnets vårdförhållande inom tjänsterna för småbarnspedagogik har upphört.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Anställda som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. Alla som beviljas användarrättigheter till daghemsprogrammet ska skriva under en tystnadspliktsförbindelse. Tystnadsplikten fortsätter även efter det att anställningsförhållandet har upphört.
Datasystemet Daisys serverapplikation och databas är belägna på en server som leverantören hyr och systemet används via kommunens arbetsstationer.
Användningen av systemet förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord. Cheferna beslutar om att bevilja och radera användarrättigheterna. Användarrättigheten upphör att gälla när personen inte längre sköter de uppgifter för vilka han/hon beviljats användarrättighet. Användarrättigheter beviljas enligt arbetsuppgiften och de grundar sig på användarroller som definierar hurdana skärmvyer och funktioner användaren har rätt till.
Daghemmets anställda och familjedagvårdare använder en Daisy-applikation i sina smarttelefoner eller surfplattor som en del av det dagliga arbetet. Dataöverföringen mellan smarttelefonen och servern är krypterad med hjälp av HTTPS-protokollet.
Föräldrarna kan vara i kontakt med daghemmet med hjälp av applikationen DaisyFamily. Kommunikationen är TLS-krypterad med hjälp av HTTPS-protokollet.