Tapahtuman alkuvaiheessa kannattaa miettiä, mistä tapahtumassa on kysymys ja onko sitä mahdollista järjestää. Mitä selvempi konsepti, sen helpompaa on markkinoida ja hakea rahoitusta.

Mieti seuraavaa tapahtuman suunnitteluvaiheessa:

Tapahtuman tarkoitus

Mikä on tapahtumasi nimi, tarkoitus ja sen teema? Miksi järjestät tapahtuman? Tuoko tapahtumasi lisäarvoa Sipoon nykyiseen tapahtumasisältöön? Mitkä vaikutukset tapahtumallasi on? Miten tapahtumasi erottuu muista vastaavista tapahtumista esim. hinnan ja sisällön suhteen?

Kohderyhmä

Kenelle tapahtuma on suunnattu? Huomioi että eri kohderyhmät vaativat eri järjestelyitä, esim. saavutettavuus senioreille ja lapsiperheille. Miten kohderyhmä rajataan? Miten paljon yleisöä on odotettavissa? Mistä yleisö tulee ja miten yleisö liikkuu? Tarvitaanko yleisölle majoitusta tapahtuman ajaksi? Onko päällekkäisiä tapahtumia?

Tarkista samanaikaiset tapahtumat Sipoon tapahtumakalenterista.

Aika ja paikka

Missä järjestät tapahtuman, sisällä vai ulkona? Koska tapahtuma kannattaa järjestää? Kauanko tapahtuma kestää ja missä se järjestetään? Onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso? Onko paikka esteetön? Vaikuttavatko loma-ajat tapahtumaan? Tarvitaanko tapahtumassa suuria rakenteita, sähköä tai vettä? Tarvitaanko autopaikoitusta? Onko paikassa melurajoituksia? Tarvitaanko paikassa anniskelua tai ravintolapalveluita? Vaatiiko tapahtumapaikan varaaminen erillisen hakemuksen?

Sipoon kunnan vuokrattavat ja varattavat tilat

Lilla Villan

Sipoolaisten kyläseurojen talot 

Tapahtuman aikataulu

Millaisella aikataululla järjestät tapahtuman? Mitkä päivämäärät ovat tärkeitä? Milloin luvat tulee lähettää?

Ohjelma ja esiintyjät

Mitä ohjelmaa tapahtumassasi on? Ketkä esiintyvät? Ovatko esiintyjien sopimukset kunnossa? Mitä tapahtuu jos esitys peruuntuu? Tarvitsetko juontajaa? Kuka hoitaa esiintyjien ohjeistuksen ja yhteydenoton? Onko oheistapahtumia? Vaatiiko tapahtuma Teostomaksuja tai esitysoikeuksia?

Esiintyjiä voi tilata ohjelmatoimistoista.

Tutustu tekijänoikeusjärjestö Teoston kotisivuihin.

Tekniikka ja kalusto

Millaista tekniikkaa tapahtumasi vaatii? Tarvitseeko tila somistusta? Millaista kalustoa tapahtuma vaatii (esim. tuolit ja pöydät)? Vaatiiko tapahtumasi erillisiä isompia rakenteita, lavoja ja katsomoa? Kuinka paljon aikaa tapahtuman rakentaminen vaatii? Miten kauan menee tapahtuman purkuun? Vaatiiko tapahtuma esitystekniikan vuokrausta ja AV-ammattilaisten palkkaamista?

Ravintolapalvelut ja tarjoilu

Onko tapahtumassa ravintolapalveluita tai tarjoilua? Hoidatko itse tarjoilun? Tarvitaanko hygieniapassia? Vuokraatko ruokapalveluita ulkopuoliselle toimijalle tapahtuman ajaksi? Ovatko sopimukset kunnossa? Oletko huomioinut eri allergiat ja ruokavaliot tarjoilun suhteen?

Kuljetukset, paikoitus ja liikenteenohjaus

Tarvitseeko tapahtumaan kuljetuksia, pääseekö paikalle kävellen vai julkisilla? Riittääkö paikoitus henkilöautoille? Onko pysäköinti maksullista? Vaatiko pysäköinti liikenteenohjausta? Onko liikenteenohjaajille liivit?

Henkilökunta

Ketä henkilökuntaan kuuluu? Onko vapaaehtoisia tai talkoolaisia? Miten henkilökunnan erottaa yleisöstä? Maksetaanko henkilökunnalle palkkaa? Miten henkilökunnalle järjestetään ruokailu, tauot ja taukotilat?

Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu usein järjestäjän omasta rahoituksesta sekä ulkopuolisesta rahoituksesta. Huomioi, että suuri osa kuluista tulee maksaa jo ennen itse tapahtumaa.

Budjetti

Miten tapahtuma rahoitetaan? Mikä on päärahoitusmuoto? Millaisen summan järjestäjä on itse valmis sijoittamaan? Onko rahoittajilla mahdollisia reunaehtoja? Miten budjettiseuranta toteutetaan? Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos? Tarvitaanko tapahtumaa varten lainaa? Onko mahdollista saada sponsoreita? Voiko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia? Voiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta? Miten olet varautunut yllätyskuluihin ja tappioon? Millainen on suunnitelma tapahtuman peruuntumisen varalle?

Budjettiin on hyvä listata millaisia menoja tapahtumassa aiheutuu ja millaisia tuloja siitä mahdollisesti voi saada. Menoeriä ovat esimerkiksi palkkakulut, tilavuokrat, tekniikka, rakennevuokrat, luvat ja vakuutukset, matkat, jätehuolto, turvallisuus ja markkinointi. Tuloja ovat tyypillisesti lipputulot, sponsoritulot, julkinen rahoitus sekä myyntipistevuokrat. Tuloiksi voidaan myös lukea vapaaehtoistyö.

Huomioi avustusten hakuajat ja avustuksiin liittyvät raportointivelvollisuudet.

Sipoon kunta myöntää kerran vuodessa kohdeavustusta Sipoossa tapahtuvaan kulttuuritoimintaan. Hakuaika on maaliskuussa.

Tutustu säätiöt ja rahastot ry:n sivustoon.

Rahoitushaut – Taide ja Kulttuuri

Lipunmyynti

Myydäänkö tapahtumaan lippuja? Kuka hoitaa lipunmyynnin? Voiko maksaa käteisellä vai kortilla? Onko tapahtumaan kutsuvieraita? Huomioidaanko alennetut hinnat esim. eläkeläisille ja opiskelijoille? Onko VIP-lippuja? Kirjoitetaanko sponsorit/ yhteistyökumppanit lippuun? Meneekö osa tapahtuman tuotosta hyväntekeväisyyteen? Myydäänkö lippuja myös etukäteen? Käytätkö ulkoista lipunmyyntipalvelua?

Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote.

Yhteistyökumppanit ja sponsorit

Onko tapahtumallasi yhteistyökumppaneita? Voivatko yhteystyökumppanit rahoittaa tapahtumaa? Oletko hakenut sponsoreita tapahtumallesi? Muista mainita kaikki yhteistyökumppanit ja sponsorit mainoksissa ja painomateriaalissa.

Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, mieti potentiaalisia ehdokkaita, joiden toiminta ja aatemaailma sopii yhteen tapahtumasi kanssa.

Tapahtumaa järjestäessä tulee huomioida tarvittavat luvat ja viranomaisilmoitukset. Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on järjestäjän vastuulla. Yleisiä lupia, ilmoituksia ja suunnitelmia ovat:

• Tapahtumapaikan haltijan lupa tai tapahtumapaikan vuokranantajan lupa (Sipoon kunnan omistamilla alueilla maankäyttölupa tai kunnan katualueilla katulupa)
• Poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta
• Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat
• Jätehuoltosuunnitelma
• Musiikin esittämiseen vaadittava tapahtumalupa (Teosto ja Gramex)
• Elintarvikkeisiin ja anniskeluun liittyvät luvat

Luvat

Ovatko kaikki tarvittavat luvat haettu ajoissa ja saatu ennen tapahtumaa? Ovatko kaikki tarvittavat vakuutukset saatu? Onko lähialueen asukkaita tiedotettu tapahtuman aiheuttamista häiriöistä?

Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on järjestäjän vastuulla. Erilaiset tapahtumat tarvitsevat eri asteisia lupia ja ilmoituksia. Nämä määräytyvät tapahtuman koosta ja luonteesta. Järjestäjällä on myös vastuu alihankkijoiden (esim. ruokamyyjät) luvista. Muista varata lupien hakuun riittävästi aikaa. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää ja poliisilla on oikeus silloin keskeyttää tapahtuma.

Kunnan asiakaspalvelu SipooInfo neuvoo kunnan lupa-asioissa.

Tapahtumien järjestäminen Sipoon kunnan omistamilla alueilla on luvan varaista. Kunnalta tulee hakea käyttölupa / maanomistajan suostumus katu- ja viheralueiden tavallisesta poikkeavaan käyttöön tai vuokraamiseen. Käyttölupaa on haettava esimerkiksi kulttuuritapahtumaa varten. Tällaisen luvan myöntää tonttipäällikkö.

Katujen ja viheralueiden käyttöluvat ja vuokraus – Sipoo – Sibbo

Jos tapahtuma edellyttää valtion maantien sulkemista tai vaikuttaa maanteillä järjestettävään liikenteeseen on siitä tehtävä ilmoitus myös poliisille. Lisätietoja aiheesta antaa ELY-keskus ja poliisi. Muista että hakemus on tehtävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, mittavassa tapahtumassa ainakin puoli vuotta aikaisemmin.

Sipoon kunta:

Katujen ja viheralueiden käyttöluvat ja vuokraus – Sipoo – Sibbo

Ympäristövalvonnan luvat ja ilmoitukset – Sipoo – Sibbo

Lupapiste

Muut viranomaiset:

Yleisötilaisuudet – Poliisi

Tien tilapäinen sulkeminen – ely – ELY-keskus

Lupa tien sulkemiseen – Poliisi

Artikkeli – Muistilista maanteiden luvista ja ilmoituksista tapahtumajärjestäjälle (palautevayla.fi)

Anniskelulupa

Musiikin käyttölupa

Tavara-arpajaislupa

Viranomaistapaamiset

Suurten tapahtumien suunnitteluvaiheessa on järjestettävä hyvissä ajoin viranomaispalaveri, johon kutsutaan tarvittavat viranomaistahot. Palaverissa käydään läpi tapahtuman luonne ja järjestäjän tulee ottaa huomioon viranomaisten asettamat ehdot. Tapahtuman luonteen mukaan viranomaistapaamisessa voi osallistua esimerkiksi poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun, elintarvikevalvonnan, katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen  edustajat.

Palaverin järjestämiseen voit pyytää apua kulttuuritoimelta:

kulttuuripalvelut@sipoo.fi

Tapahtumasuunnitelma

Hyvä suunnitelma auttaa tapahtuman järjestelyissä ja sen toteutuksessa. Tapahtumasuunnitelma voi sisältää seuraavia tietoja:

• Kohderyhmä ja odotettu kävijämäärä
• Tapahtumaan osallistuvien tahojen yhteystiedot ja työnjako
• Ohjelma
• Aikataulut (rakentamis- ja purkamisaikataulu, ohjelma-aikataulu, aukioloajat)
• Tapahtumapaikka ja aluekartta
• Tiedotussuunnitelma
• Luvat, suostumukset ja ilmoitukset

Aluekartta

Aluekartta edesauttaa tapahtuman hahmottamista ja voi olla alkuvaiheessa suuntaa-antava. Viranomaisille on kuitenkin toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttapohjina voi käyttää Sipoon kunnan avoimia karttoja tai netistä löytyviä karttapalveluita. Karttaa laatiessa on huomioitava myös meluasiat, ja suunnata esiintymislava pois asutuksesta. Kartoita myös lähiympäristön talot ja tiedota asukkaita mahdollisesta melusta tai liikennejärjestelyistä.

Merkitse aluekarttaan:

• Lavat ja katsomo
• Rajat ja kulkureitit
• Poistumistiet, lastausalueet, paikoitus, suljettavat kadut
• Oheistoiminnot (ruokakojut, myyntipisteet, toimintapisteet)
• Info/ Lipunmyynti
• Ensiapupiste
• Löytötavarapiste
• Alkusammutuskalusto
• WC-tilat, tarvittaessa jäteastiat

Ilmoitukset

Jos kyseessä on yleisötapahtuma, siitä pääsääntöisesti tehdään ilmoitus poliisille. Yleisötapahtuma on kaikille avoin, joko ilmainen tai maksullinen tapahtuma. Yleisötilaisuusilmoitus tehdään seuraavissa tilanteissa:

• Suuri tapahtuma (useita satoja osallistujia)
• Ulkotapahtumat yleisillä alueilla
• Erityisryhmille suunnatut tapahtumat
• Myöhäsiltaan tai yöhön keskittyvät tapahtumat
• Tapahtuma vaatii järjestyksenvalvojia ja liikenteenohjausta
• Tapahtumassa on anniskelua
• Tapahtuma vaatii pelastussuunnitelman
• Voimakkaita tunteita herättävät tapahtumat (esim. mielenosoitukset)

Yleisötilaisuudet – Poliisi

Yleiset kokoukset ja mielenosoitukset – Poliisi

Jos tapahtuma vaikuttaa joukkoliikenteeseen on hyvä tiedottaa tieliikennekeskusta. Tieliikennekeskusta on myös tiedotettava mahdollisista suurista kuljetuksista tai arvovieraiden kuljettamisesta. Sipoon joukkoliikenteen suunnittelusta vastaa Helsingin seudun liikenne-kuntayhtymä HSL, joka yhteystyössä ELY-keskuksen kanssa myös järjestää monta Sipoon läpi kulkevaa bussivuoroa.

Pörtö Line huolehtii Sipoon saariston koulu- ja kelirikkoliikenteestä samoin kuin työssäkäyntiliikenteestä vuoden ympäri.

Ilmoita tapahtumastasi HSL:lle viimeistään 30vrk ennen tapahtumaa, jotta tapahtumasi vaikutukset joukkoliikenteen palveluun voidaan ennakoida ajoissa.

Tapahtumat ja kumppanuudet | Tuotteet ja palvelut | Yrityksille | HSL.fi

Tapahtuman turvallisuutta säätelee Suomessa erilaiset lait ja säädökset, joiden tarkoituksena on turvata tapahtumassa kävijää sekä tapahtuman järjestäjää. Näitä ovat esimerkiksi pelastuslaki (Pelastuslaitos), kokoontumislaki (Poliisi), terveydensuojelulaki sekä kuluttajaturvallisuuslaki (Tukes).

Turvallisuus

Vaatiiko tapahtumasi turvallisuus-, ensiapu- ja pelastussuunnitelman? Kuka laatii suunnitelmat? Kuka on turvallisuuspäällikkö? Miten monta järjestyksenvalvojaa tarvitset? Vaatiiko tapahtuma ensiapupisteen? Onko tapahtumalla tarpeeksi poistumisteitä? Oletko tehnyt riskikartoituksen? Oletko ottanut huomioon yleisön tiedottamisen tapahtuman turvallisuudesta? Ovatko kaikki vakuutukset kunnossa? Huomioidaanko työntekijöiden turvallisuus ja työsuojelu? Ovatko irtorakenteiden ja kiinnitysten tuulirajat tiedossa? Oletko muistanut järjestää viranomaistarkastuksen ennen tapahtumaa?

Muista että tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa tapahtumanaikaisesta turvallisuudesta. Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.

Jos tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

Jos tapahtumassa on suuri yleisömäärä, yleisö osallistuu aktiviteetteihin, tai tapahtuma järjestetään uimarannan tai muun vesistön läheisyydessä, siitä on laadittava kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja. Turvallisuusasiakirjaan tulee myös kirjata alihankkijoiden ohjelmapalvelut, joita tarjotaan asiakkaille tapahtuman aikana. Näitä voivat olla esimerkiksi ponitalutus, pomppulinna, trampoliinihyppy, tatuointipalvelu tai seinäkiipeily.

Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse toimittaa etukäteen, mutta tapaturmista ja vaaratilanteista on tehtävä ilmoitus Tukesiin.

Yleisötapahtumat ja tilapäismajoitus (pelastustoimi.fi)

Valvonta ja palotarkastus | Pelastustoimi

Yhteystiedot | Itä-Uudenmaan pelastuslaitos (pelastustoimi.fi)

Hakemukset, luvat ja ilmoitukset | Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes)

Pelastussuunnitelma | Pelastustoimi

Yleisötilaisuudet – Poliisi

Turvallisuusasiakirja | Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes)

Tapahtuman terveysturvallisuus

Onko tapahtumalle varattu käsidesiä ja hengityssuojaimia? Onko viestitty mistä niitä löytää? Onko käsidesiä saatavilla WC-tilojen ja käsienpesun yhteydessä? Aiheutuuko tapahtumasta melua? Onko lähialueen asukkaita ja toimijoita tiedotettu tapahtumasta etukäteen? Onko esiintymislava sijoitettu poispäin asutuksesta? Onko meluilmoitus toimitettu viranomaisille? Löytyykö paikan päältä korvatulppia?

Tapahtumajärjestäjän tulee tarjota korvatulppia tarvittaessa niitä haluaville. Voit jakaa korvatulppia tietyssä paikassa, mutta muista viestittää selkeästi missä jako tapahtuu.

Ilmoitus melusta ja tärinästä – Sipoo – Sibbo

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuman turvallisuutta valvoo järjestyksenvalvoja, joita on yleisesti oltava vähintään yksi sataa kävijää kohden. Voit olla yhteydessä polisiin jos olet epävarma järjestysmiesten tarpeesta.

Järjestysmiesten on pystyttävä kommunikoimaan toistensa kanssa esimerkiksi radiopuhelinten välityksellä ja heidän tehtäviin kuuluu yleisen järjestyksen ylläpitämisen lisäksi seurata tapahtuman kävijämäärää, jotta tilan tai tapahtuma-alueen suurin sallittu kävijämäärä ei ylity. Suuret tapahtumat vaativat aina erillisen turvallisuuspäällikön, jonka tehtäviin kuuluu laatia hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman.

Ensiapu

Ensiapu on tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta. Tapahtuman järjestäjällä on vastuu tapahtuman ensiavun riittävyydestä sekä ensiapusuunnitelman laatimisesta. Tarvittaessa tapahtumassa tulee olla oma ensiapupiste, jonka taso ja laajuus riippuu tapahtuman luonteesta, kävijämäärästä ja riskitasosta. Pienissä tapahtumissa ensiapuryhmää ei välttämättä tarvita, mutta silloinkin on tapahtuma-alueelta löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. tapahtumajärjestäjä on aina vastuussa ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Ensiapuhenkilöstöllä tulee olla suoritettuna ensiavun tasot EA1 ja EA2

Suositus ensiapuhenkilöstölle:

• Pienen riskin tapahtuma (muutama sata ihmistä), 1-3 henkeä
• Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 ihmistä), 3-5 henkeä
• Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10000 ihmistä), yli 10 henkeä

Toimintaohje sopimattomaan käytökseen

Onko tapahtumalle laadittu ohjeistus miten puututaan sopimattomaan käytökseen ja raportoidaan siitä? Onko ohje jaettu koko henkilökunnalle ja vapaaehtoisille?

Tapahtumassa on oltava ohjeistus niin tapahtumakävijöille kuin henkilökunnallekin. Tapahtumakävijän tulee tietää, miten hän voi raportoida mahdollisista havainnoistaan henkilökunnalle, esimerkiksi järjestyksenvalvojille. Myös tapahtumahenkilökunnalla tulee olla tiedossa, miten heidän tulee toimia, jos he itse havaitsevat tai tapahtumakävijät raportoivat heille epäasiallisesta käytöksestä. Tapahtumassa tulee olla nimettynä myös häirintäyhdyshenkilö ja epäasiallisen käytöksen tuomitsemisesta on viestittävä näkyvästi.

Häirintä | Yhdenvertaisuusvaltuutettu

Eettiset periaatteet (sipoo.fi)

Miten tavoitat tapahtuman kohderyhmän? Miten markkinoit tapahtumaasi? Mikä on tapahtumasi konsepti ja onko brändiä? Oletko tehnyt markkinointisuunnitelman? Kuka kirjoittaa tiedotteet ja on yhteydessä lehdistöön? Milloin tiedotteet lähetetään? Mitä markkinointikanavia käytetään? Kuka luo tapahtuman visuaalisen ilmeen? Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mihin halutaan panostaa? Oletko valinnut markkinointikanavat kohderyhmän perusteella? Tuleeko tapahtumaan painomateriaalia? Missä painomateriaali painetaan ja levitetään? Mistä löytyy tietoa tapahtumastasi? Oletko kuvaillut selkeästi tapahtumaasi tapahtumakävijöille esim. kotisivuilla? Onko sisäinen tiedotus kunnossa? Oletko varautunut kriisi- ja erikoistapausviestintään?

Kulttuuripalvelut tuottavat keväisin ja syksyisin kattavan kulttuuriesitteen, joka jaetaan kaikkiin sipoolaisiin kotitalouksiin. Viestitämme myös sosiaalisessa mediassa Instagramissa @sipooculture Sipoonseudun tapahtumista. Jos haluat sisällyttää oman tapahtumasi esitteeseen ja sosiaaliseen mediaan ota meihin yhteyttä!

kulttuuripalvelut@sipoo.fi

Voit ilmoittaa tapahtumasi veloituksetta seuraaviin kanaviin:

Sipoon tapahtumakalenteri

HS Menokone

Kulturforum

Saavutettavuus ja esteettömyys on osalle yleisöä edellytys osallistua ja se vaatii järjestäjältä huolellista suunnittelua ja tietoisuutta eri ihmisten tarpeista.

Onko tapahtumapaikka helposti saavutettavissa joukkoliikenteellä? Löytyykö tarpeeksi pysäköintitilaa? Onko pysäköintiä liikuntarajoitteisille? Onko opasteet selkeitä ja riittävän isokokoisia? Onko tilassa esteetön kulku, hissi tai liuskat? Onko mainonnassa ilmoitettu esteettömyydestä? Onko kartoissa huomioitu esteettömyys? Onko tapahtumassa hiljaisia alueita? Onko tapahtumassa tulkkauspalveluita? Voiko pääsylippuja ostaa verkossa etukäteen? Onko lippujen myyntipisteet helposti saavutettavissa? Onko tapahtumassa inva-WC? Ovatko kaikki esitykset ja tiedotustilaisuudet esteettömiä? Oletko merkinnyt esteettömät kulkureitit? Oletko huomioinut eri kieliryhmät viestinnässä?

Esteettömyys kannattaa ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa ja lisätietoa saat esimerkiksi Invalidiliitosta ja vammaisjärjestöiltä. Muista myös viestittää selkeästi ja käyttää riittävän suurta fonttikokoa painomateriaalissa.

Invalidiliiton esteettömyystyö | Invalidiliitto

Vammaisalan järjestöt – THL

Vuorovaikutus ja kommunikointi kuuluvat kaikille – Papunet

Selkokeskus – suomeksi » Selkokieli

Kuvailutulkkaus | Näkövammaisten Kulttuuripalvelu

Esteettömyys | Invalidiliitto

Esteettömyyden muistilista:

• Avustaja pääsee tapahtumaan ilmaiseksi
• Verkkosivut ovat saavutettavat
• Tapahtuman tiedotus on selkeää
• Tapahtumapaikan maasto on tasainen
• Eri tasoille on olemassa hissi tai liuska
• Inva-WC
• Ovien leveys vähintään 850mm
• Riittävän leveä pysäköintipaikka sisäänkäynnin yhteydessä
• Palvelupisteet ovat tasaisella maalla
• Istuinpaikkoja on saatavilla
• Katsomossa pyörätuolipaikka
• Katsomossa induktiosilmukka
• Lavalle ja pukuhuoneisiin pääsee pyörätuolilla
• Eri kielet on huomioitu
• Ota huomioon eri allergiat ja ruokavaliot
• Mahdollisuus palautteen antoon eri kanavissa
• Suhtaudu myönteisesti esteettömyyteen
• Asiakaspalvelu on yhdenvertaista
• Ole valmis avustamaan ja opastamaan
• Tapahtumassa on osoitettu että syrjintä ja häirintä on kielletty

Sipoon kunnalle on määritelty eettiset periaatteet, joita kunta sitoutuu toiminnassaan jatkossa noudattamaan.

Eettisten periaatteiden tarkoituksena on edistää eettistä toimintaa, estää epäeettistä tapaa toimia ja pyrkiä selkeyttämään sallitun ja kielletyn toiminnan rajoja. Eettiset periaatteet ohjaavat kunnan toimintaa laajemmin kuin lait ja säädökset määräävät.

Sipoon eettiset periaatteet sisältävät muun muassa syrjinnän ja häirinnän kiellon, vaativat noudattamaan ihmisoikeuksia ja kunnioittamaan kaikkien oikeutta yksityisyyteen.

Eettiset periaatteet (sipoo.fi)

Tapahtumat kuormittavat aina tavalla tai toisella ympäristöä ja luontoa. Järjestäjän on tästä johtuen hyvä tunnistaa ympäristökuormansa ja tehdä toimenpiteitä vähentääkseen sitä. Ympäristöystävällinen ja kestävää kehitystä tukeva tapahtuma on myös imagon kannalta positiivinen viesti yleisölle. Muista että kun vuokraat kunnan julkisia alueita tapahtumasi käyttöön sitoudut noudattamaan tiettyjä toimintaperiaatteita ja toimimaan vastuullisesti.

Pääseekö tapahtuma-alueelle julkisella liikenteellä tai pyörällä? Löytyykö riittävästi tapahtuman vaatimaa infraa (esim. sähkö, vesi, jätehuolto yms.)? Oletko muistanut huomioida siisteydeyden stapahtuman aikana sekä sen päätyttyä? Kierrätetäänkö jäte? Onko ulkotapahtumassa huomioitu herkkä ympäristö, vesistön ja maaperän kuormitus sekä lintujen pesimäalueet?

Juhlat luonnon helmassa (metsa.fi)

Pirfest_eko-opas_verkkosivut.pdf

roskat-riviin.pdf (hel.fi)

Pyri olemaan siisti ja kannusta muita samaan toimintaan. Tapahtumassa on hyvä olla näkyvästi esillä eri jätteiden lajittelupisteet, joihin on selkeät opasteet. Suosi kierrätysmateriaaleja ja suunnittele etukäteen, miten eri materiaaleja voi hyödyntää jatkossa. Älä roskaa!

Kuka on vastuussa jätehuollosta? Vaatiiko tapahtuma jätehuoltosuunnitelmaa? Oletko hankkinut riittävästi selvästi merkittyjä roska-astioita? Onko paikalla ennestään jäteastioita ja voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Millaista roskaa tapahtumassa syntyy? Kuinka paljon roskaa syntyy? Vaatiiko tapahtuma lisävessoja ja käsienpesuyksiköitä? Kuka siivoaa alueen tapahtuman jälkeen? Oletko miettinyt tapahtuma-aikaista siivousta ja roska-astioiden tyhjennystä? Peritkö kestotuopeista ja astioista pantin?

Kunnallisen jätehuoltomääräysten mukaan yleisötilaisuus on suunniteltava siten, että syntyvän jätteen määrä on mahdollisimman vähäinen. Jätehuoltosuunnitelma täytyy laatia ennen tapahtumaa ja pyydettäessä esittää kunnan ympäristövalvonnalle.

Jätehuoltosuunnitelma on tarkoitettu tapahtuman järjestämisen tueksi järjestäjälle, sitä ei tarvitse toimittaa kenellekään, mikäli ympäristönsuojeluyksikkö ei sitä järjestäjältä erikseen pyydä nähtäväksi.

ymparisto@sipoo.fi

Jätehuoltosuunnitelma

Järjestäjä on aina vastuussa tapahtuman siisteydestä ja jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tapahtuman aikana. Muista että jos tapahtumassasi tarjoillaan ruokaa tarvitaan erilliset  bioastiat sekä käymälät ja käsienpesupisteet. Jätehuoltosuunnitelma tulee laatia kaikista tapahtumista, joissa syntyy jätettä. Suunnittelussa tulee huomioida kunnalliset jätehuoltomääräykset.

Jätehuoltosuunnitelman sisältö:

• Arvio tapahtuman kävijämäärästä
• Arvio tapahtumassa syntyvästä jätteestä
• Jäteastioiden määrä ja sijoittelu aluekartalle
• Lajitteluohjeet jätepisteille
• Puhtaanapito tapahtuman aikana
• Loppusiivous
• Siirrettävien käymälöiden sijainti ja lukumäärä
• Jätehuollosta vastaavan tahon yhteystiedot

Tapahtumajärjestäjä on vastuussa tapahtuman siisteydestä sekä tapahtuman aikana että sen jälkeen. Tähän kuluu myös lähialueiden siisteys ja tapahtuma-alueelle johtava kulkuväylä. Ota huomioon, että suuressa tapahtumassa jäteastioita voi joutua tyhjentämään useasti päivässä. Jäteastioiden vuokraaja osaa neuvoa astioiden määrän arvioimisessa. Hyviä neuvoja saa esimerkiksi Rosk’n Roll Jätehuollolta.

MÄÄRÄYKSET JA MAKSUT – Uudenmaan jätelautakunta (ujlk.fi)

Valviran ohje: Suurten yleisötilaisuuksien hygieeniset järjestelyt ja jätehuolto (pdf)

Jätehuolto – Sipoo – Sibbo

Porvoon ympäristöterveydenhuolto (porvoonymparistoterveydenhuolto.fi)

Kunnan yleisillä alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä tapahtumasähköpisteitä, joista on mahdollisuus saada sähköä tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteistä ja sähkön sekä veden käytöstä ensisijaisesti vuokranantajan kanssa. Sähköstä, vedestä ja energian siirrosta saat lisätietoa Sipoon Energian ja Sipoon Veden asiakaspalvelusta.

Infran suunnittelu

Mihin tapahtumassa tarvitaan sähköä? Oletko muistanut tilata tilapäisen sähkön hyvissä ajoin? Oletko ollut yhteydessä sähkönasentajaan ulkotapahtuman sähkönasennusten suhteen? Oletko suojannut sähkölaitteet sateen ja ilkivallan suhteen? Ovatko sähköjohdot pois kulkuväyliltä? Onko tapahtumassasi tarpeeksi vettä saatavilla? Syntyykö tapahtumassa jätevettä? Vaatiiko tapahtuma tilapäisiä rakenteita? Ovatko rakenteet kestäviä myös ukkosmyrskyn aikana?

Muista että tapahtumajärjestäjä on vastuussa myös aliurakoitsijoiden pystyttämistä rakennelmista. Jos kyseessä on suuri tapahtuma, jossa on runsaasti rakennelmia rakennusvalvontaviranomainen hyväksyy ne.

Ota yhteyttä rakennusvalvontaan mikäli:

• Rakennelmassa on enemmän kuin yksi kerros
• Rakennelmassa vierailee yleisöä vähintään 2m korkeudella
• Teltassa tai rakennelmassa on yli 300 henkilöä
•  Rakennelmat ovat paikallaan vähintään kuukauden

Asiakaspalvelu – yhteystiedot – usein kysytyt kysymykset – Keravan Energia

Vesihuoltopalvelut / Yhteystiedot – Sipoo – Sibbo

Rakennusvalvonta / Yhteystiedot – Sipoo – Sibbo

Tapahtuman aikana kaikki asiat yleensä kerääntyvät ja ilmenee odottamattomia haasteita. Näihin on syytä varautua mahdollisimman hyvin jo etukäteen. Infopisteillä yleensä kysytään WC-tiloja, tupakointitiloja, ensiapupistettä ja ruokailupisteitä. Nämä on hyvä merkitä erittäin selvästi ja varmistaa että koko henkilökunta osaa neuvoa asiakkaita perille.

Tapahtuman-aikaisen muistilistan sisältö:

• Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
• Eri osa-alueiden vastuuhenkilöt
• Kaikille työtekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, joista saa tapahtumapäivänä kiinni
• Kaikkien esiintyjien yhteystiedot ja numerot
• Some, kuka hoitaa?
• Tapahtuman dokumentaatio
• Esiintyjien vastaanotto ja kuljetus
• Backstage kunnossa
• Passien/ rannekkeiden jako. Tarvittaessa erivärisiä passeja henkilökunnalle, artisteille, tekniikalle
• Rakenteiden tarkistus
• Soundcheckit päivällä, aikataulut
• Tekniikan testaus
• Pelastusviranomaisten vastaanotto
• Työntekijöiden työvuorot, ruokailu
• Vaatetus sääolosuhteet huomioiden
• Infopisteen varustelu, henkilökunta
• Löytötavarat, toimitettava poliisille tai löytötavaratoimistoon
• Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
• Järjestyksenvalvojien informointi
• Puhelimet/ radiopuhelimet
• Kuka kytkee sähköt? Pitääkö vedet/ lämmitys/ ilmastointi kytkeä erikseen?
• Maksupäätteen testaus

Tapahtuman taltiointi

Kuka taltioi tapahtuman? Jaetaanko tapahtuma-aikaista materiaalia sosiaaliseen mediaan? Onko tapahtumalla omia sosiaalisen median kanavia käytössä?

Palautteen käsittely

Miten keräät palautetta tapahtumastasi? Miten saat ihmiset vastaamaan palautteeseen? Miten analysoit palautteen? Miten hyödynnät palautetta seuraavaa tapahtumaa ajatellen?  Järjestätkö palautekokouksen? Mikä on arviointitilaisuuden aikataulu? Miten hoidat jälkimarkkinoinnin? Kuka raportoi apurahat? Miten huomioit sponsorit ja yhteistyökumppanit?